Recht

Aufbewahrungsfristen für Kassenrollen

Die hochwertigen Bon- EC-Cash – und Kassenrollen, die wir Ihnen in unserem innovativen, auf diese Produkte spezialisierten Discounter anbieten, müssen natürlich auch den gesetzlichen Vorgaben der verschiedenen Aufbewahrungsfristen genügen. Welche Fristen gilt es jedoch zu beachten? Und was wird darunter verstanden? Warum gibt es solche zeitlichen Perioden überhaupt? Mit diesen wichtigen Details wollen wir uns daher im Folgenden einmal näher beschäftigen.

Definition

Unter diesem Begriff wird die Pflicht verstanden, bestimmte Geschäftsunterlagen zu bereits abgeschlossenen geschäftlichen Vorgängen sowohl für steuerrechtliche als auch für handelsrechtliche Zwecke geordnet aufzuheben, damit, sollte dies erforderlich sein, auf sie zurückgegriffen werden kann. Die gesetzlichen deutschen Grundlagen fußen auf den §§ 257 des Handelsgesetzbuches (HGB), 147 der Abgabenordnung (AO) sowie auf § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass es auch branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der Pharmaforschung, der öffentlichen Verwaltung, der Pharma- und Lebensmittelproduktion, den Krankenhäusern, im Umweltschutz, der Qualitätssicherung, der Telekommunikation, der Energieerzeugung sowie im Bauwesen gibt, um nur einige Bereiche zu nennen.

Für welchen Personenkreis gelten die Fristen?

Einer handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt grundsätzlich jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist. Dies betrifft vor allem Kaufleute im Sinne der HGB. Dabei erlischt die Pflicht auch keineswegs dann, wenn das Handelsgewerbe nicht mehr bestehen sollte. Sie kann auch nicht auf einen Nachfolger übertragen werden. Daher sind Sie auch dann an die Aufbewahrungsfrist gebunden, sollten Sie Ihr Geschäft verkauft oder aufgegeben haben, denn Sie müssen die Unterlagen aus der Zeit Ihrer Geschäftstätigkeit trotzdem aufbewahren.

Welche Gründe gibt es für die Aufbewahrung?

Abgesehen von der schon erwähnten sofortigen Verfügungsmöglichkeit bei Bedarf, müssen Firmen meist wegen einer anstehenden Betriebsprüfung auf ihre Unterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorfällen zurückgreifen können. Auch bei Produktionsunternehmen kann die so genannte „Gewährleistungspflicht“ im Rahmen der Produkthaftung einen Zugriff auf alte Geschäftsunterlagen erfordern. Zeigt sich nämlich innerhalb von sechs Monaten gemäß § 476 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) seit des Gefahrenüberganges ein Sachmangel, so wird auf Seiten des Gesetzgebers vermutet, dass die Sache schon beim Übergang der Gefahr Mängel aufwies. An dieser Stelle muss der Verkäufer anhand der aufbewahrten Unterlagen beweisen können, dass dies nicht der Fall war. Denn die Aufbewahrungsfristen sind nicht nur eine lästige Pflicht, sondern schützen ebenso den Verkäufer und/oder den Unternehmer vor unberechtigten Forderungen. Denn innerhalb noch bestehender Verjährungsfristen können von Seiten Dritter gegen das Unternehmen rechtswirksame Ansprüche jeder Art geltend gemacht werden, gegen die die Firma einzig durch noch vorhandene Unterlagen beweiskräftig vorgehen kann. Auch können die Gerichte bei einem anhängigen Rechtsstreit- entweder von Amts wegen oder auf Antrag- die Vorlage der Handelsbücher einer Partei gemäß § 258 Absatz 1 HGB anordnen.

Die Fristen im Einzelnen

Die verschiedenen Fristen sind, wie schon ausgeführt, sowohl im Handelsgesetzbuch, als auch in der Abgabenordnung und im Umsatzsteuergesetz geregelt. Sie sind wie folgt unterteilt:

  • 10 Jahre gelten für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bücher, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen und Lageberichte
  • 6 Jahre müssen Handelsbriefe (ohne Ausgangs- und Eingangsrechnungen), Geschäftsbriefe, sowie E-Mails und andere digitale Dokumente aufbewahrt werden
  • 2 Jahre sind Rechnungen von Unternehmern für grundstücksbezogene Leistungen durch die Leistungsempfänger aufzuheben

 

Welche Unterlagen müssen Sie aufbewahren?

  • Alle Handelsbücher und Aufzeichnungen, die Sie für steuerliche Belange führen müssen, sind aufzuheben. Nicht darunter fallen jedoch freiwillige Aufzeichnungen, wie beispielsweise Auftrags- und Bestellbücher.
  • Alle Dokumente, die über eine so genannte „körperliche Bestandsaufnahme“ Auskunft geben. Handelsrechtlich gilt dies für das Inventar, wobei aus steuerrechtlicher Sicht auch Inventur- Aufnahmezettel (so genannte „Urbelege“) aufzubewahren sind.
  • Alle Unterlagen im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss, also Bilanzdokumente. Diese erstrecken sich auf die Eröffnungs- Zwischen und andere Sonderbilanzen. Auch die Gewinn- und Verlustrechnung, der Anhang und gegebenenfalls der Lagebericht müssen aufgehoben werden.
  • Ebenso sind Sie angehalten, alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen auf zu bewahren, die zum Verständnis der Buchführung nötig sind. Dies können zum Beispiel Kontenpläne, Abkürzungsverzeichnisse sowie Programm- und Verfahrensdokumente des EDV- Systems sein.
  • Auch müssen Sie alle Geschäfts- und Handelsbriefe jeglicher Form, sowohl Briefe, als auch E-Mails und Fax-Nachrichten aufheben. Diese Pflicht erstreckt sich sowohl auf abgesandte als auch empfangene Nachrichten mit Ihren externen Geschäftspartnern, nicht jedoch auf interne E-Mails oder sonstige interne Mitteilungen.
  • Ebenso Buchungsbelege jeglicher Art, also alle Unterlagen über Ihre Geschäftsvorfälle, unterliegen den Aufbewahrungsfristen. Damit sind nicht nur interne Buchungsanweisungen, sondern auch Steuerbescheide, Kassenbücher, Kontoauszüge, Quittungen, Rechnungen, Wechsel und Zahlungsanweisungen gemeint.
  • Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, wie beispielsweise Handelsregisterauszüge, Mahnschreiben sowie Kassenbons (weitere Kassenbon Informationen) fallen ebenfalls unter die Aufbewahrungsfrist.

 

Auch die Form der Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben

So sind Sie gehalten, die Unterlagen geordnet aufzubewahren, wobei die jeweiligen Aufbewahrungsformen den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ entsprechen müssen. Sollten Sie elektronisch vorzuhaltendes Material besitzen, so sind die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchführungssysteme“ sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ zu beachten und einzuhalten. Die Aufbewahrung von Originalunterlagen ist jedoch nur in Ausnahmefällen gesetzlich verfügt. Dazu gehören Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse auch dann, wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern, die so genannte „elektronische Archivierung“, aufgezeichnet sind. Für alle anderen Unterlagen hat der Gesetzgeber eine erleichterte Aufbewahrung vorgesehen. Sie können auch als Wiedergabe auf einem Bild- oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, soweit dies den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ entspricht. Dabei müssen Sie jedoch sicher stellen, dass die Wiedergabe oder die Daten inhaltlich und bildlich übereinstimmen, wenn diese lesbar gemacht werden. Darüber hinaus müssen die Dokumente während des Zeitraums der Aufbewahrungsfristen jederzeit verfügbar sein, sofort lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können, gemäß § 147 Absatz 2 der Abgabenordnung (AO). Für bestimmte Zolldokumente gelten Sondervorschriften. Wenn eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen auf Daten- oder Bildträger erfolgt, können Sie die Papierbelege vernichten. Natürlich sind Originalunterlagen, die Sie nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufheben müssen, davon ausgeschlossen, wie dies zum Beispiel nach § 62 Absatz 2 der Umsatzsteuerdurchführungsverodnung (UStDV) bei „Belegnachweisen im Vorsteuervergütungsverfahren“ der Fall ist. Auch wenn keine Aufbewahrungspflicht vorgeschrieben ist, müssen Sie allerdings als Unternehmer durch die Vernichtung von Original- Dokumenten Rechtsnachteile in anderen Bereichen befürchten, wie beispielsweise bei Schuldversprechen, Bürgschaften und notariellen Dokumenten.

 

Welche Rechtsfolgen erwarten Sie bei Zuwiderhandlungen?

Verstöße gegen die Pflichten zur Aufbewahrung führen steuerrechtlich zu den gleichen Rechtsfolgen, wie solche gegen die Aufzeichnungs- und Buchführungspflicht. Denn fehlende Dokumente können bewirken, dass die geforderte ordnungsgemäße Buchführung der Finanzbuchhaltung nicht mehr vorliegt. Hier kann es zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzbehörde kommen. Auch machen Sie sich strafbar, wenn Sie Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, zu deren Aufbewahrung Sie nach dem Handelsrecht verpflichtet sind, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beiseiteschaffen, diese zerstören, beschädigen oder deren Existenz verheimlichen und dadurch die Übersicht über Ihren Vermögensstand erschweren gemäß § 283 b Absatz 1 des Strafgesetzbuches (StGB). Als weitere mögliche Straftatbestände kommen Steuerhinterziehung nach § 370 der Abgabenordnung sowie Urkundenunterdrückung nach § 274 StGB in Betracht.

 

Und was geschieht mit den Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?

Diese können Sie einfach vernichten. Sollte es danach zu Rechtsstreitigkeiten kommen, so ist es jedoch möglich, dass Sie, als Chef Ihres Unternehmens, trotz der Rechtmäßigkeit der Vernichtung in Beweisnot geraten. Jedoch dürfte in vielen Fällen die „Einrede der Verjährung“, wie dies der Jurist nennt, vorliegen. Das bedeutet, dass Sie sich auf die Verjährung, also die abgelaufene Aufbewahrungsfrist, berufen können.

 

Fazit

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist sowie die geordnete Aufbewahrung sind, wie Sie lesen konnten, nicht auf „die leichte Schulter“ zu nehmen. Unsere hervorragenden Kassen- Bon- und EC- Cash Rollen sorgen, auf Grund ihrer hervorragenden Qualität, selbst noch nach Einhaltung der 10 jährigen Aufbewahrungsfrist, für gute Lesbarkeit, denn wir, von „bonro“, möchten Sie stets aktiv bei der Erfüllung Ihrer Aufbewahrungsfristen unterstützen! Testen Sie die exzellente Eignung all unserer Produkte. Wir sind uns sicher, Sie werden stets begeistert sein!

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