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Das neue Fiskalgesetz für Kassen

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Wussten Sie, dass Kassensystem- Hersteller generell persönlich für hinterzogene Steuern ihrer Kunden haften?

Renommierte Produzenten wie etwa Sharp, Casio und Omron betrifft dies ebenso wie alle anderen Hersteller. Dies hat das Finanzgericht Rheinland- Pfalz in einem Eilverfahren (Beschluss vom 07. Januar 2015 V 2068/14) nun entschieden. Das Urteil betraf im konkreten Fall den Geschäftsführer eines Kassensystem- Herstellers, in dem es auch um die Produktion und den Vertrieb von Manipulationssoftware ging. In diesem Prozess hatte der Inhaber eines Eiscafés rund 1,6 Millionen Euro am Fiskus vorbei gemogelt.

Auf dem Markt existieren unterschiedlichste Typen von Registrierkassen, wobei nicht alle Arten die neuen Anforderungen erfüllen können. An Orten, an denen eine Kasse auf Grund ihrer Bauart die vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungen nicht erfüllen und nicht umgerüstet werden kann, genügt es, wenn weiterhin nur die fortlaufenden Z- Bons aufbewahrt werden. Dieses Entgegenkommen der Verwaltungsbehörde ist jedoch bis zum 31.Dezember 2016 begrenzt, denn bis zu diesem Zeitpunkt muss jeder Unternehmer mit einer elektronischen Registrierkasse, auch der Marken „Sharp“, „Casio“ und „Omron“, auf einen solchen Kassentyp umgestellt haben, wobei der ziemlich lange Übergangszeitraum von sechs Jahren der regelmäßigen Nutzungsdauer von Kassensystemen entspricht.

Kassen werden durchsichtig

Das Bundesfinanzministerium hat seine vereinfachten Regelungen aus dem Jahre 1996 aufgehoben und die Anforderungen an die elektronische Kassenführung nicht nur neu definiert sondern in gewisser Weise auch verschärft. Sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme müssen demnach „unverdichtet“ gespeichert werden.

Doch was bedeutet das nun für Sie, als Unternehmer?

Es ist unzulässig, Einzelbons zu Gunsten des Tagessummenbons zu löschen. Weiterhin ist es nicht gestattet, aufbewahrungspflichtige Unterlagen in ausgedruckter Form aufzubewahren, das bedeutet, dass die alleinige Aufbewahrung der Bons auf Papier nicht mehr ausreichend ist. Ein Auslesen der Daten muss dem Betriebsprüfer direkt aus der Kasse heraus ermöglicht werden. Wie bisher müssen Sie auch sämtliche Organisationsunterlagen rund um Ihre Kasse, wie beispielsweise die Bedienungs- und Programmieranleitung, etwaige Protokolle von Umprogrammierungen, einschließlich der Artikelstammdatenänderungen, Bedien- und Kellnereinrichtungen aufbewahren. Durch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 26.11.2010 muss nun daneben auch für jede einzelne Kasse protokolliert werden, in welchen Zeiträumen eine Kasse an welchem Ort zum Einsatz kam.

Für den Fall, dass die Kassensysteme eines Steuerpflichtigen diese Forderung nicht erfüllen können, ist alleine schon auf Grund dieser Tatsache die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt. In einem solchen Fall müssen Sie mit der Schätzung Ihrer Einnahmen durch die Betriebsprüfung rechnen. Damit jedoch sind unkalkulierbaren Folgen für Ihr Unternehmen Tür und Tor geöffnet! Sofern Sie also eine Kasse im Betrieb haben, die bislang eine andere Speicherung vorgesehen hat, müssen Sie diese umprogrammieren. Auch der Speicher muss aufgerüstet werden, sollte er nicht ausreichen, um all diese Daten dauerhaft speichern zu können.
Ebenso ist es nach Auffassung der Finanzverwaltung zumutbar, die Auslagerung der Daten auf einen anderen unveränderbaren Datenträger vorzunehmen.

Um es noch einmal ganz klar zu betonen: Das BMF zwingt in seinem Schreiben nur dann zur Umrüstung respektive zur Ersatzinvestition, wenn Sie eine elektronische Kasse nutzen!Falls Sie also als Unternehmer noch mit einer so genannten „offenen Ladenkasse“ arbeiten, sind Sie selbstverständlich nicht dazu gezwungen, sich eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. In diesem Fall bleiben für Sie die bisherigen Aufzeichnungspflichten bestehen.Egal, ob Casio, Omron, Sharp oder eine andere Kassenmarke. So werden nach und nach die Bonrollen bzw. der klassische Bon abgeschaft.

Was muss eine Kasse also nachweisen können?

  • Die Z- Bons, um die Höhe der Tagessumme zu belegen
  • Stornobuchungen
  • Entnahmen
  • Retouren
  • Die verschiedenen Zahlungswege in Form von Bargeld, Scheck- und Kreditkarten
  • Die Darstellung der Einzelpositionen
  • Alle weiteren Auswertungen des Tagesabschlusses

Ein Z- Bon muss übrigens zwingend folgende Details enthalten:

  • Den Namen des Unternehmers
  • Das Datum sowie die Uhrzeit des Ausdrucks
  • Brutto- Tageseinnahmen nach verschiedenen Steuersätzen getrennt
  • Laufende, automatische Nummerierung
  • Stornierungen und Löschhinweise für den Tagesspeicher

Folgende Dokumente, gespeicherte beziehungsweise in der Kasse abrufbar, müssen Sie bereit halten:

  • Die Bedienungsanleitung
  • Die Programmieranleitung
  • Die aufgezeichneten Programmabrufe nach jeder Änderung
  • Einrichtungsprotokolle über Kellner-, Verkäufer und Trainingsspeicher
  • Alle zusätzlichen Anweisungen zur Kassenprogrammierung

Übergangslösungen und Fristen

Sollten Sie in Besitz einer elektronischen Kasse sein, die das nicht umsetzen kann, dürfen Sie mit dieser bis zum 31.12.2016 zwar weiter arbeiten, doch verlangt das BMF, dass Sie technisch mögliche Softwareanpassungen vornehmen müssen. Zu einem Problem kann es führen, wenn Sie zum Beispiel keine Bedienungsanleitung für Ihre Kasse besitzen, weil Sie diese gebraucht gekauft haben und die Anleitung von vorneherein nicht vorhanden war. Sollten Sie im Besitz einer neueren und damit moderneren Kasse sein, können Sie einen permanenten Speicher installieren (lassen), dessen Daten nicht verändert und nur vom Finanzamt ausgelesen werden können.

Auf Grund der besonders gestiegenen Anforderungen des Gesetzgebers und auch, um einer möglichen Schätzung zu entgehen, sollten Sie jedoch immer ebenso die Anschaffung einer neuen Kasse, zum Beispiel von „Sharp“, „Omron“, „Casio“ oder einem anderen renommierten Hersteller erwägen! Eine solche Investition ist gerade auch im Hinblick darauf, dass sich die gesetzlichen Regelungen des Fiskus wohl kaum in Zukunft lockerer gestalten werden, sicherlich besonders erwägenswert! Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht Kassensysteme.

Einige weiterführende Gedanken

Erst dann, wenn ein Gerät „bauartbedingt“ die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 geforderten Voraussetzungen nicht erfüllt, greift die Übergangsregelung bis zum 31.12.2016, wonach auf eine entsprechende Nachrüstung verzichtet werden kann, wie wir oben schon ausgeführt haben.
In der Praxis, wie zum Beispiel im Bereich der Gastronomie, sind die dargestellten Anforderungen, wenn überhaupt, so nur unvollständig umsetzbar. Auf Grund der Tatsache, dass die Einhaltung der Forderungen mit großem manuellen Aufwand verbunden ist, sind die Aufzeichnungen dadurch schon alleine an sich äußerst fehleranfällig. Das heißt, selbst bei aller Bemühung, diesen Weisungen des BMF gerecht zu werden, können fehlerhafte Eingaben dazu führen, dass die Buchführung anfechtbar ist.

Auf jeden Fall sind sowohl der Speicherplatz als auch die Software- Updates nachzurüsten. Fast alle installierten Kassensysteme sind Software- Update fähig. Die Finanzbehörden werden es wohl kaum akzeptieren, wenn einige Hersteller ein solches auf die Dauer nicht anbieten. Weiterhin gab es in der Vergangenheit Fälle, in denen Betriebsprüfer bei Kassenherstellern nachgefragt haben, ob eine Aufrüstungsmöglichkeit bestehe, was diese regelmäßig bejahten. Das bedeutet für den Steuerpflichtigen im Falle einer Betriebsprüfung einen eklatanten Nachteil.

Zu beachten gilt ebenfalls, dass die bis zum 31.12.2016 geltende Ausnahmeregelung nur für vor dem 26.11.2010 bereits in Betrieb genommene Kassen gilt. Das Schreiben des Bundesfinanzministerium spricht in diesem Kontext davon, dass ein Gerät „ weiterhin eingesetzt wird“. Diese Formulierung deutet auf einen Bestandsschutz bereits installierter Systeme hin. Auf neue Installationen jedoch findet die Ausnahmeregelung daher keine Anwendung. Das Gleiche gilt für den Kauf gebrauchter Registrierkassen. Sollte eine solche vor dem 26.11.2010 gebaut worden sein und erst danach in Ihrem Unternehmen- in Form einer gebrauchten Kasse- eingesetzt worden sein, dann greift diese Ausnahmeregelung nicht.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen noch einmal kurz die Aufbewahrungspflichten ins Gedächtnis rufen, auch, um Sie vor etwaigen Schätzungen seitens des Finanzamtes zu bewahren!

Folgende Kassenunterlagen müssen Sie 10 Jahre aufbewahren:

  • Originalbelege
  • Z- Bons
  • Kassenbücher und Aufzeichnungen inklusive die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
  • Dokumente, die zur Kasse gehören, vor allem die Bedienungsanleitung
  • Die Programmabrufe nach jeder Änderung (dazu gehört auch der Artikeleinzelpreis!)
  • Alle Protokolle, die die Einrichtung von Verkäufern und Kellnern sowie die Trainingsspeicherdaten betreffen
  • Alle internen Einweisungen zur Programmierung der Kasse(n)
  • Kalkulationsgrundlagen wie zum Beispiel Getränke- und Speisenkarten in Gaststätten

Welche Vorteile können Sie nun im Zusammenhang mit der neuen Fiskalgesetzgebung von PC- Kassensystemen und POS- Systemen erwarten?

Diese sind modular aufgebaut und bestehen aus der Zentraleinheit (dem PC respektive dem Rechner), dem Kassendrucker, der Kassenschublade, der Bedieneranzeige oder dem Bediener- Bildschirm- zum Beispiel auch in Form von Touchscreen-, der Kundenanzeige, der Eingabe- Tastatur, dem Scanner plus Betriebssystem und der Kassensoftware. Auch wenn Sie bei solchen Geräten mit einem höheren Preis rechnen müssen, kann eine solche Anschaffung durchaus lohnend sein. Denn als Fiskalregistrierkassen sind sie mit manipulationssicheren Speichern ausgerüstet, die alle steuerlich relevanten Daten speichern und so ein direktes Auslesen durch die Betriebsprüfer erlauben.

Der „kryptografische Manipulationsschutz“

In diesem Zusammenhang wollen wir noch kurz auf den so genannten „kryptografischen Manipulationsschutz“ für Kassensysteme eingehen, eine Technik, die es dem Steuerpflichtigen erstmals ermöglicht, die formale Korrektheit seiner Kassendaten zu beweisen. Dieser Schutz basiert auf einer digitalen Signatur, die von einer Smartcard erzeugt wird, die wiederum von einer autorisierten zentralen Stelle ausgegeben wird. Die mit einer solchen Signatur geschützten Daten können nicht verändert werden, da bei einer Manipulation oder einem vollständigen Verlust der Daten durch den Summenspeicher auf der Smartcard eine Ermittlung der einmal signierten Umsätze möglich ist. Diese Lösung erfordert keine wesentlichen technischen Auflagen für Registrierkassen.

Alleine die Tatsache, dass Sie mit einem solchen Schutz die Korrektheit Ihrer Kassendaten beweisen können und somit nicht irgendwelchen Unwägbarkeiten, beispielsweise in Form einer Steuerschätzung, ausgesetzt sind, macht eine solche Anschaffung sicherlich in vielen Fällen besonders lohnend!