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Kassensysteme

Kassensysteme eine Übersicht

Kassensysteme sind seit geraumer Zeit nicht mehr aus Einzelhandel und Gastronomie wegzudenken und haben in modernen Betrieben die klassische mechanische
Registrierkasse ersetzt. Anfang der 90er Jahre fanden erste Kassen-PC-Systeme Verbreitung, die auf gängigen Betriebssystemen wie DOS, Windows und OS/2 liefen. In die heuteigen Kassensystemen kommen herkömliche Thermorollen, eingie haben aber noch ältere Modelle und müssen somit noch auf die guten alten Kassenrollen zurückgreifen.

Ziel war es, eine vereinfachte Datenübernahme der Kasse mit der Finanzbuchhaltung zu schaffen. Heutige Kassensysteme laufen häufig auf einem proprietären Betriebssystem, bei denen die erfassten Daten entweder auf einem internen Datenträger gespeichert werden oder aber per Datenübermittlung (Internet oder geschützte Datenleitung) extern archiviert werden.

Was ist ein Kassensystem?

Die Peripherie besteht bei aktuellen Kassensystemen aus einem Belegdrucker und einem Touchscreen zur Datenerfassung.
Touchscreens gibt es sowohl als Split (vom Rechner getrenntes Display) als auch als All-in-One-Geräte (Komplettgerät in einer Einheit).
Hinzu kommen Barcodescanner sowie Kartenlesegeräte für Kredit- und Kundenkarten. Weiterhin kommt – je nach Einsatzgebiet und Branche – ein Kundendisplay zum Einsatz.

PC-tastaturgesteuerte Systeme haben in manchen Bereichen bereits ausgedient. Insbesondere Tastaturen und kabelgebundene Mäuse der PC-Kassen früherer Jahre haben sich als nicht praxistauglich erwiesen, da sie dem rauen Alltag vor allem in Gastronomiebetrieben als Gastronomie Kassen nicht gewachsen waren.
Außerdem kam der immense Stromverbrauch eines PCs als Kostenfaktor zum Tragen, der den einer herkömmlichen Registrierkasse bei Weitem überstieg.
Daher war es seinerzeit schwierig, die Vorteile eines Kassen-PCs zu vermitteln.

Mittlerweile ist die Hardware von PC-Kassensystemen auf ihren Einsatz hin optimiert:
Der Stromverbrauch wurde auf ein Minimum reduziert, die Wärmeentwicklung durch energieeffiziente Prozessoren herabgesetzt und Geräuschentwicklungen durch Lüfter gehören der Vergangenheit an.

Was kostet ein Kassensystem?

Das Kostenspektrum für Kassensysteme ist weit gefächert.
Einfachere Systeme für den Einzelhandel sind etwa ab 1.300 EUR zu haben,
nach oben sind – je nach Art, Funktionsumfang und Komfort – keine Grenzen gesetzt.
Bei reinen PC-Kassen fallen in der Regel nur die Anschaffungskosten für die Software sowie Peripheriegeräte an (bereits vorhandener PC vorausgesetzt),
da der Kauf von Kassenhardware entfällt.

Folgende Komponenten spielen bei der Preisgestaltung eine Rolle:

  • Umfang und Art der Kassensoftware
  • Kassenhardware plus Peripherie
  • Weiteres Zubehör wie Kundendisplays
  • Kosten für Serviceprovider und Support (z. B. Fernwartung)

Folgende Vorteile sprechen für den Einsatz eines modernen Kassensystems:

  • Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung und zum Warenwirtschaftssystem
  • Erweiterte Verwaltungsmöglichkeiten und Erleichterungen bei Verwaltungsabläufen wie Umsatzverfolgung, Kalkulation, Umsatzoptimierung usw.
  • Branchenspezifische Funktionalitäten wie z. B. Reservierungen und Tischmanagement für Hotels und Restaurants
  • Optimierte Arbeitsprozesse für das Personal
  • Erfassung von Kundendaten und -vorlieben mittels Kundenkarten
  • Berichts- und Analyse-Funktionen
  • Optimierung eines Lagerbestand-Managements im Einzelhandel
  • Backoffice-Integration

Was für Kassensysteme gibt es?

Im Wesentlichen gibt es drei Typen von Kassensystemen: elektronische Registrierkassen, PC-Kassen und handelsspezifische PointOfSale-Systeme.
Diese Kassensysteme laufen mit branchenspezifischer Software unter Betriebssystemen wie Windows, Linux, MacOS oder Android.
Die erfassten Zahlungsvorgänge werden dabei primär auf einem internen Datenträger gespeichert. Somit ist die Möglichkeit gegeben,
alle Buchungen ordnungsgemäß elektronisch zu speichern sowie dem Finanzamt die relevanten Daten per Datenexport zur Verfügung zu stellen.

Was muss ein Kassensystem können?

Ab 2016 gelten neue Vorschriften für Registrierkassen, nach denen diese die Daten künftig elektronisch aufbewahren müssen.
Bereits 2011 hat das Bundesfinanzministerium neue Regelungen erlassen, welche unter dem Titel „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“
spätestens am  31.12.2016 wird das Fiskalgesetz in Kraft treten. Das Aufbewahren von Papierbelegen des Tagesabschlusses genügt den neuen Anforderungen dann nicht mehr.

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Bis dahin gilt noch eine Übergangsfrist, die es Handelsunternehmen und Gastronomiebetrieben ermöglicht,
die digitale Kasse auf die künftig geltenden Bestimmungen anzupassen und ggf. zu erweitern. Aus diesem Grund rücken Kassensysteme derzeit verstärkt in das Blickfeld von Prüfungen und Kontrollen des Finanzamtes.
Händlern, die sich nicht auf die neuen Bestimmungen einstellen, drohen künftig möglicherweise Nachzahlungen ans Finanzamt, da Einnahmen und Gewinn geschätzt werden. Außerdem ist es erforderlich, dass die elektronisch erstellten Buchungen während der Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren ständig verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein müssen. Des Weiteren müssen die Daten manipulationssicher gespeichert sein, d. h. jede Änderung und jedes Storno muss nachvollziehbar sein.

Wie funktioniert ein Kassensystem?

Ein Ausstattungsmerkmal moderner Kassensysteme ist die Speicherung der Kassendaten bei einem externen Servicedienstleister in der Cloud.
Dies ermöglicht wiederum ein modernes webbasiertes Kassensystem, das die Bedienung in einem Browser (z. B. standortunabhängig auf einem Notebook oder Tablet-PC) ermöglicht. Das erleichtert die hardwareunabhängige Datenspeicherung – die Sorge um defekte Datenträger wie Festplatten gehört der Vergangenheit an. Des Weiteren wird der Fernzugriff auf die Kassendaten erleichtert.

Remote-Support durch Direktzugriff seitens des Herstellers und das automatisierte Einspielen von Software-Updates hilft, Kosten zu senken. Hierbei ist allerdings eine stabile Internetverbindung zwingend notwendig und setzt das Vertrauen des Händlers oder Gastwirtes voraus, empfindliche Geschäftsdaten einem Drittanbieter zu überlassen. Darüber hinaus gilt es, die strengen Datenschutzbestimmungen in Deutschland zu beachten.

Wie Hacker die bargeldlosen Kassensysteme im Einzelhandel knacken

Bereits 2012 hat das ARD-Magazin „Monitor“ über systembedingte Sicherheitslücken bei Kassensystemen berichtet, bei denen sich Hacker Zugriff auf per LAN vernetzte Kassensysteme und deren Kartenterminals verschafft hatten.
Dabei konnten große Mengen an EC-Kartendaten inklusive PINs erbeutet werden. Das zeigt einmal mehr, wie angreifbar Kassensysteme sind, die ihre Daten über das Internet übertragen.

Eine Verschlüsselung der Daten per SSL und der Datenträger bei einem externen Dienstleister ist natürlich oberste Pflicht, jedoch zeigt die Erfahrung, dass eine Software niemals völlig fehlerfrei sein kann und somit immer wieder Sicherheitslücken auftauchen.

Bis diese Sicherheitslücken vom Hersteller geschlossen sind, kann eine gewisse Zeit vergehen, die sich Hacker für kriminelle Machenschaften nutzbar machen können.
Somit sollte man bei der Neuanschaffung eines Kassensystems darauf achten, dass der Hersteller bereits lange am Markt ist und ein Mindestmaß an Erfahrung bei der Entwicklung von Hard- und Software vorweisen kann.

Eine gewisse Sicherheit bieten leitungsgebundene Systeme, bei denen die Daten über eigene und weitestgehend geschützte Datenleitungen verfügen.
Dieses Ausstattungsmerkmal ist jedoch wiederum mit zusätzlichen Kosten verbunden, sofern eigene Leitungen zur Datenfernübertragung angemietet werden müssen.