Kassenrollen

Der geschäftliche Umgang mit Kassenbons

Kassenbons

In einem früheren Beitrag haben wir in einer kleinen Kassenrollen Materialkunde beleuchtet, wie Kassenbons physisch aufgebaut sind und welche Druckverfahren zum Einsatz kommen. Im Folgenden wollen wir betrachten, wie man mit Kassenbelegen im Alltag umgeht und welche kaufmännischen Bestandteile auf einem Bon enthalten sein müssen.

Was ist ein Kassenbon?

KassenbonEin Kassenbon (auch Bonrollen genannt) dokumentiert die Bezahlung eines Einkaufs (z. B. im Einzelhandel) oder einer Dienstleistung (Gastronomie). Ein Kassenbeleg ersetzt jedoch keine Quittung, da bei einem Kassenbon nicht die Voraussetzungen des Schriftformgebotes erfüllt sind.
Aus juristischer Sicht sind bei einem Kassenbon meist auch nicht die Anforderungen einer Rechnung gemäß § 14 UStG gegeben, da personalisierte Daten des Käufers (Name und Anschrift) sowie eine Rechnungsnummer in der Regel nicht enthalten sind. Bis zu einem Warenwert von 150 Euro gilt der Kassenzettel als Kleinbetragsrechnung, sofern die Anforderungendes § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (Name, Anschrift, Ausstellungsdatum und Warenbeschreibung) erfüllt sind.

Was muss gesetzlich auf einem Kassenbon stehen?

Folgende Angaben muss ein Kassenbeleg zwingend enthalten:

  • Name und Anschrift des Geschäftes
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
  • Warenbeschreibung
  • Preis der Ware (im Einzelhandel Bruttopreis, ansonsten Netto-Warenwert)
  • separate Umsatzsteuerausweisung nach MwSt.-Satz 7 % bzw. 19 %)
  • Datum und Uhrzeit
  • ggf. auch Name des Verkäufers

Den jeweiligen Mehrwertsteuersatz erkennt man an einer zusätzlichen Ziffer oder einem Buchstaben hinter dem Preis der Ware (1 oder 2 bzw. A oder B für 19 oder 7 %).

Was versteht man unter einem „sprechenden Kassenbon?

Unter einem sprechenden Kassenbon oder Bewirtungsbeleg versteht man Belege, auf denen die Artikelbezeichnungen im Klartext ersichtlich sind. In früheren Zeiten mit einfachen Registrierkassen enthielt der Kassenzettel lediglich Angaben zur Warengruppe (z. B. Süßwaren) mit der dazugehörenden Preisangabe. Somit war nicht ersichtlich, wofür genau das Geld ausgegeben wurde, was bei Bedarf die Ausstellung einer zusätzlichen Quittung mit genauer Nennung der Ware oder Dienstleistung erforderlich machte.
Moderne Kassensysteme ermöglichen die Angaben der exakten Warenbezeichnung auf dem Kassenbon, da die Daten nach dem Scanvorgang direkt aus der Datenbank eines Warenwirtschaftssystems abgerufen werden können. Ggf. ermöglicht auch das Eingeben einer Warennummer an der Kasse den Abruf der genauen Artikelbezeichnung für den Bondruck (häufig verkaufte Artikel haben kurze Nummern, „Ladenhüter“ meist längere Nummern).

Was heißt eigentlich „Kassenbon“ auf Englisch?

Im anglo-amerikanischen Sprachraum sind für den Kassenbon die Begriffe „receipt“ oder auch „sales check“ gebräuchlich, in den USA hört man auch oft die Bezeichnung „sales slip“. Im kaufmännischen Handel nennt man den Kassenbeleg auch „till receipt“.

Aufbewahrungsfristen und Umtausch mit Kassenbon

Kassenbons sollten – ähnlich wie Kaufverträge – mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Dies entspricht den gesetzlichen Garantie- bzw. Gewährleistungsfristen. Sollte eine vertraglich längere Gewährleistungsdauer festgelegt sein, sollte man den Kassenbon entsprechend länger verwahren. Natürlich ist es nicht notwendig, diese Fristen bei Verbrauchsgütern einzuhalten, aber für eventuelle Reklamationen ist der Kaufbeleg immer hilfreich.

Umtauschrecht mit Kassenbon – ein Mythos

Im Gegensatz zu landläufigen Kundenmeinungen gibt es kein generelles 14-tägiges Umtauschrecht – auch nicht mit Kassenbon. So hat man beispielsweise kein Recht auf Wandlung, nur weil einem die Farbe eines Kleidungsstückes nicht gefällt oder einem Beschenkten die Kleidung nicht passt. Ein solches Recht gilt grundsätzlich nur im Versandhandel, da man hier nicht die Möglichkeit hat, die Ware vor dem Kauf in Augenschein zu nehmen.
Das Umtauschrecht gilt nur dann, wenn die Ware beschädigt ist oder Mängel enthält. Allerdings zeigen sich viele Handelshäuser kulant, um Kundenerwartungen nicht zu enttäuschen. Wer als Kunde mit entsprechender Vehemenz auftritt, dem zeigen sich Verkäufer gegenüber meist einsichtig und tauschen die Ware gegen Gutschein oder Geld, vorausgesetzt, die Ware ist unbeschädigt und es liegt ein Kassenbon vor. Ein Anspruch darauf besteht jedoch nicht!

Reklamation ohne Kassenbon – geht das?

Knapp und präzise: ja! Im Gegensatz zum oben beschriebenen Fall des Umtausches auf Kulanzbasis können mängelbehaftete Waren auch ohne Vorlage des Kassenbons umgetauscht werden. Manche Händler versuchen, in ihren AGBs Umtauschmöglichkeiten zu erschweren, in dem sie z. B. voraussetzen, dass die Ware in der Originalverpackung zurückgegeben und ein Kassenbon vorliegen müsse.
Der Passus der Originalverpackung entbehrt jeglicher juristischen Grundlage. Wenn bei einer Reklamation kein Kassenbeleg mehr vorgewiesen kann, reicht auch ein Auszug einer Kreditkartenabrechnung als Kaufnachweis. Notfalls kann auch ein Zeuge hinzugezogen werden, der bestätigen kann, dass die Ware dort gekauft wurde. Sollte es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommen, gibt es auch die Möglichkeit, eine eidesstattliche Versicherung über den Kauf der Ware abzugeben.

Der Kassenzettel-Trick

Folgende Anmerkungen sollen das Bewusstsein dafür stärken, mit einem Kassenbon sorgsam umzugehen und diesen nicht achtlos herumliegen zu lassen oder wegzuwerfen. Trickbetrüger machen sich im Ausgangsbereich von Supermärkten oder Einkaufszentren auf die Suche nach liegengelassenen Kassenzetteln von gekauften Waren. Mit diesen folgen sie dann dem Käufer und behaupten, die Ware gehöre ihnen. Der rechtmäßige Käufer kann natürlich nicht das Gegenteil beweisen und die herbeigerufene Polizei wird aufgrund der Beweislage den Einkauf dem Betrüger zusprechen.
Eine weitere Masche besteht darin, dass sich Betrüger Kassenzettel mit zeitnahem Aufdruck von Datum und Uhrzeit aneignen, mit diesem sich die gleichen Waren aus dem Markt zusammensuchen und im Kassenbereich anhand des vorliegenden Kassenzettels behaupten, die Ware bereits bezahlt zu haben. Daraus lernen wir: Das Wort „KassenBELEG“ ist unbedingt wörtlich zu nehmen und dokumentiert den rechtmäßigen Erwerb einer Ware.

Richtige Aufbewahrung von Kassenbons

Kassenbelege werden häufig auf Thermopapier ausgedruckt. Das hat für den Handel mehrere Vorteile: Die Drucker sind günstig im Unterhalt und benötigen keine farblichen Verbrauchsmaterialien wie Tinte oder Farbbänder.
Jedoch sind solche Kassenbons oft bereits nach einigen Wochen nicht mehr lesbar. Deshalb ist es sinnvoll, sich insbesondere für hochpreisige und langlebige Güter eine zusätzliche Quittung auf Normalpapier ausstellen zu lassen. Des Weiteren kann man sich auch selbst eine Kopie des Kassenbons auf langlebigem Papier anfertigen.

Als Verbraucher kann man selbst dafür sorgen, dass Kassenbons nicht so schnell verblassen. Dazu folgende Tipps:

  • Kassenbons auf Thermopapier sind licht- und wärmeempfindlich. Daher sollten Kaufbelege für langlebige Güter möglichst dunkel verwahrt werden, z. B. in einer Schachtel.
  • Auf keinen Fall sollten Thermo-Kassenbons von Thermorollen in Klarsichthüllen aufbewahrt werden. Diese enthalten häufig Weichmacher, die das Thermopapier zersetzen können.
  • Auch Geldbörsen aus Leder sind kein geeigneter Aufbewahrungsort für Kassenzettel aus Thermopapier – die Gerbstoffe des Leders greifen das Beschichtungsmaterial an, so dass der Bon-Aufdruck schon nach kurzer Zeit nicht mehr lesbar ist. Die am meisten verwendeten Rollen aus Thermopapier sind die Thermorollen 80x80x12.

 

Alle Angaben nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

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