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Bewirtungsbelege richtig erstellen – ein Leitfaden

Ein gemeinsames Mittag- oder Abendessen mit Geschäftspartnern, um bestehende Kontakte zu pflegen oder neue Aufträge zu generieren, sind im Geschäftsleben mindestens so essenziell wie ein netter Abend mit der Belegschaft, deren Verköstigung als Motivation für die Mitarbeiter die Geschäftsleitung übernimmt. All diese Bewirtungen setzen für die steuerliche Geltendmachung genau festgelegte Formen und Voraussetzungen voraus. Welche dies im einzelnen sind und was es bei der Erstellung und Abrechnung der Bewirtungsbelege sonst noch zu beachten gibt, bringen wir Ihnen in diesem Beitrag näher. Der Bewirtungsbeleg ist heute auf der Thermorollen mit der Breite von 80mm aufgedruckt.

Geltendmachung von Bewirtungskosten

Ein Geschäftsessen dient in aller Regel dazu, das eigene Unternehmen voran zu bringen, sei es aus Gründen des Kennenlernens neuer Kunden, zu Marketingzwecken oder um gemeinsame Projekte zu planen. Daher werden solche Verköstigungen von der Firma bezahlt, wobei der Gesetzgeber für Geschäftsessen oder Kundenbewirtung eine steuerliche Absetzbarkeit von 70 Prozent vorsieht. Voraussetzung hierbei ist lediglich, dass mindestens eine Person anwesend ist, die nicht dem eigenen Unternehmen angehört. Im Gegensatz dazu sind reine Mitarbeiterbewirtungen (z. B. eine Weihnachtsfeier) sogar zu 100 Prozent abzugsfähig. Dies gilt allerdings nur dann, wenn die Bewirtung in einem Lokal stattfindet. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter zu sich nach Hause einladen, so sind derlei Verköstigungen nicht abzugsfähig und müssen vollständig vom Unternehmen bezahlt werden.

Grundsätzliche Voraussetzung bei der Bewirtung von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern ist immer die Verhältnismäßigkeit der Bewirtung: Preis und Lokalität sollten dem jeweiligen Anlass angemessen sein. Gegen den Besuch eines gutbürgerlichen Lokals oder – je nach Branche und Umsatz des Unternehmens – auch eines Gourmetrestaurants bestehen keinerlei Einwände, wohingegen es nach einem exzessiven Ausflug in eine noble Nachtbar mit hochpreisigen Drinks schon schwierig bis unmöglich wird, diesen „Exkurs“ bei einer Steuerprüfung geltend zu machen.

Um die Kosten für eine Bewirtung steuerlich geltend zu machen, ist es zwingend notwendig, einen Bewirtungstext zu erstellen und korrekt abzurechnen. Es sollte selbstverständlich sein, dass Bewirtungskosten immer im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen müssen. Der Grund für ein Geschäftsessen muss auf dem Bewirtungsbeleg möglichst genau beschrieben werden, also z. B. „Projektmeeting mit dem Kunden XY“ oder „Vertragsverhandlung mit Mitarbeiter ABC“. Private Anlässe (z. B. Geburtstag eines Mitarbeiters oder Geburt des Nachwuchses eines Kunden) zählen nicht dazu.

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Das Finanzamt erkennt nur ordnungsgemäß ausgefüllte Bewirtungsbelege samt dazugehörende Belegnachweise an. Nur eine Quittung vom Restaurant über Speisen und Getränke ist nicht ausreichend. Die Restaurantrechnung muss maschinell erstellt sein und neben der Gesamtsumme genau auflisten, welche Speisen und Getränke im Einzelnen verkonsumiert wurden. Manche Lokale bieten bereits den Service an, die Rechnung in Form eines kompletten Bewirtungsbeleges auszudrucken, bei dem der Gastgeber nur noch den Anlass des Geschäftsessens zu ergänzen und den Beleg zu unterschreiben braucht. Dieser Beleg kann dann für die firmeninterne Buchung verwendet werden. Liegt ein solcher Ausdruck nicht vor, so muss ein eigener Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden, an dem die Restaurantrechnung befestigt wird.

Der Bewirtungsbeleg muss den Ort und den Tag des Geschäftsessens, die einladende Person sowie alle bewirtende Personen namentlich aufgelistet enthalten. Der genaue Grund der Bewirtung („Besprechung“ oder „Geschäftsessen“ reicht nicht!) gehört ebenso auf den Beleg wie die Gesamtsumme der Bewirtung. Diese muss aufgeschlüsselt werden in reine Bewirtungskosten und Trinkgeld. Der Beleg erhält seine Gültigkeit durch die Unterschrift des Bewirtenden.

Angaben auf der Gaststättenrechnung

Bei einer Gaststättenrechnung sieht der Gesetzgeber einen Unterschied ab einer Höhe von 150 Euro vor, wenn die Rechnung für einen Bewirtungsbeleg geltend gemacht werden soll. Unterhalb einer Summe von 150 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) gilt die Rechung lediglich als so genannte Kleinbetragsrechnung. Oberhalb dieses Betrages ist es für eine korrekte Verbuchung als Bewirtungsbeleg notwendig, dass der Rechnungsempfänger – also der Gastgeber des Geschäftsessens – namentlich durch den Wirt auf der Rechnung eingetragen wird. Überprüfen Sie also bei Erhalt der Rechnung, ob Ihr Name auf der Rechnung enthalten ist und bitten Sie den Gastwirt ggf., diesen nach zutragen. Bei einer Rechnung unterhalb von 150 EUR ist diese Angabe nicht unbedingt erforderlich.

Eine Restaurantrechnung über mehr als 150 EUR muss alle Vorschriften gemäß § 14 UStG einhalten. Bei einer Kleinbetragsrechnung gilt § 33 UStDV, nach dem die Ausweisung der Umsatzsteuer nicht zwingend vorgeschrieben ist.

Nachfolgend listen wir Ihnen detailliert auf, welche Angaben der Restaurantwirt auf der Rechnung vermerken muss.

Bei einer Kleinbetragsrechnung unter 150 EUR gelten folgende Regelungen:

  • Datum der Rechnung oder – falls abweichend – den Tag der Bewirtung
  • Name des Gaststättenwirtes sowie seine genaue Anschrift
  • detaillierte Aufschlüsselung der verzehrten Speisen und Getränke mit ihren genauen Bezeichnungen (nur „Speisen und Getränke“ reicht nicht aus!)
  • Preise der jeweiligen Gerichte und Getränke (wenn in der Gesamtsumme die Mehrwertsteuer ausgewiesen wird, ist auch die Bruttogesamtsumme ausreichend)

Sollte die Gaststättenrechnung die 150-Euro-Grenze überschritten haben, so ist der Gastwirt verpflichtet, für eine korrekte Bewirtungsrechnung deutlich mehr Angaben zu machen:

– Anschrift des Restaurants sowie den Namen des Inhabers
– Namen und Anschrift des Gastgebers, ggf. die Adresse der Firma, für die die Rechnung geltend gemacht werden soll
– eine fortlaufende Rechnungsnummer
– die Umsatzsteuer-ID des Gastwirtes
– Datum der erbrachten Leistung sowie Rechnungsdatum (ein gedruckter Hinweis, dass beide Daten identisch sind, reicht aus)
– detaillierte Aufschlüsselung der verzehrten Speisen und Getränke mit ihren genauen Bezeichnungen (nur „Speisen und Getränke“ reicht nicht aus!)
– Preise der jeweiligen Gerichte und Getränke (in diesem Fall ist nur die Angabe der Bruttogesamtsumme nicht ausreichend!)
– zusätzlich die Nettogesamtsumme, der Anteil der Umsatzsteuer an der Gesamtsumme sowie der angewendete Steuersatz

Die Daten des Restaurants und des Gastwirtes müssen in jedem Fall vom Wirt selbst vermerkt werden, da ein Selbsteintrag ausgeschlossen ist. Das bedeutet, dass der Gastgeber nicht die Restaurantdaten eintragen darf. Auch nachträgliche Ergänzungen der Wirtshausbelege – z. B. durch die Buchhaltung oder der Finanzbuchhaltung– sind nicht zulässig.

Wenn Sie feststellen, dass eine dieser Angaben auf dem vorgefertigten Bewirtungsbeleg des Gastwirtes bzw. auf der Rechnung fehlen, so bitten Sie den Wirt, die fehlenden oder ggf. fehlerhafte Angaben zu ergänzen bzw. zu korrigieren. Nur dann ist gewährleistet, dass dieser Beleg bei der nächsten Betriebsprüfung anstandslos akzeptiert wird. Um zu wissen was Abrechnungssysteme können müssen, können Sie in unserem Blogbeitrag Gastronomie Kassen unter der Lupe erfahren.

Gibt es ein vorgeschriebenes Formblatt für Bewirtungsbelege?

Der Bewirtungsbeleg unterliegt keinen festen Vorgaben, er kann sogar handschriftlich erstellt werden. Der einschlägige Fachhandel hält Vordrucke für Bewirtungsbelege bereit.

Damit aus einer Restaurantrechnung ein abzugsfähiger Bewirtungsbeleg wird, müssen folgende Angaben auf diesem hinzugefügt werden:

– Namen aller bewirteten Personen, die an dem Geschäftsessen teilgenommen haben – also auch der Gastgeber, der für das Unternehmen die Gäste eingeladen hat.
– Anlass der Bewirtung – wie bereits oben angeführt, muss dieser detailliert beschrieben werden, etwa „Besprechung der Werbekampagne für Projekt XY“.
– Wenn Trinkgelder nicht bereits auf der Rechnung enthalten sind, sollten diese ebenfalls auf dem Bewirtungsbeleg aufgeführt werden. Trinkgelder zu Geschäftsessen können – ohne Vorsteuer – als Betriebsausgabe betrachtet werden.
– Abschließend wird dringend empfohlen, den fertig ausgestellten Bewirtungsbeleg zu unterschreiben.

Abschließend sei noch der Hinweis erlaubt, dass Restaurantrechnungen häufig auf Kassensystemen erstellt werden, die ihre Bewirtungsbelege auf Thermopapier drucken. Diese Rechnungen könnten u. U. nach kurzer Zeit verblassen. Gehen Sie daher auf „Nummer Sicher“ und fertigen sich eine dauerhafte Kopie an, die sie dann dem Bewirtungsbeleg beifügen können. Dies verhindert unangenehme Überraschungen bei einer Betriebsprüfung, die u. U. erst nach Jahren anstehen kann. Weiteres können Sie den Vorschriften für Registrierkassen entnehmen.