Finanzbuchhaltung

Die unternehmerische Finanzbuchhaltung – häufig auch umgangssprachlich kurz „Fibu“ genannt – ist ein Bestandteil des Rechnungswesens und dient dazu, das Gesamtergebnis des Unternehmens zu erfassen. Sämtliche Wertebewegungen (sowohl Geschäftsverkehr mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern als auch unternehmensinterne Umbuchungen) werden mit der Buchführung verschiedenen Konten zugeordnet. Somit werden die exakten Kontenbestände und deren Veränderungen dokumentiert. Für die meisten Unternehmensformen ist die Finanzbuchhaltung gesetzlich vorgeschrieben. Neben der Buchführung gibt es auch die doppelte Buchführung.

Jeweils am Ende einer Rechnungsperiode – dies kann ein Geschäfts- oder Kalenderjahr, ein Quartal oder auch nur ein Monat sein – erfolgt der Kontenabschluss. Mit den gewonnenen Daten kann dann die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erfolgen, woraus der Unternehmer das Geschäftsergebnis ablesen kann. Hieraus geht die gesamte finanzielle Lage des Unternehmens hervor. Als Ergänzung zur Finanzbuchhaltung wird eine interne Betriebsbuchhaltung geführt, die auf den Daten der Fibu aufbaut und die innerbetriebliche Abrechnung unterstützt. Diese Daten müssen auch auf Bonrollen aus dem Kassensystem gedruckt werden, sowas nennt man dann einen Tagesabschluss machen.

Aufgaben der Finanzbuchhaltung

Die unternehmerische Finanzbuchhaltung erfüllt im Wesentlichen folgende Zwecke:

• Ermittlung des unternehmerischen Erfolges (Betriebserfolg und Unternehmenserfolg)
• Feststellung von Forderungen, Verbindlichkeiten und Betriebskapital sowie deren laufende Veränderungen
• Bereitstellung von Zahlen und Daten für kalkulatorische Zwecke
• Innerbetriebliche Kontrolle

Außerdem dient die Finanzbuchhaltung der Ermittlung der Steuerschuld. Hierzu müssen die Daten für unregelmäßig anfallende Betriebsprüfungen durch das Finanzamt vom zuständigen Finanzbuchhalter des Unternehmens bereitgestellt werden. Daher unterliegen die Daten und Unterlagen der Finanzbuchhaltung bestimmten Aufbewahrungsfristen. Dazu gehören auch die Aufbewahrungsfristen für Kassenrollen. Folgende Gesetze und Verordnungen legen die rechtlichen Vorschriften der Finanzbuchhaltung fest:

• Umsatzsteuergesetz sowie die dazu gehörende Durchführungsverordnung
• Einkommenssteuergesetz
• § 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB)
• Abgabenordnung
• GmbH-Gesetz und Aktiengesetz (je nach Unternehmensform)
  sowie nicht zuletzt die
• Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB)

Vorschriften und Regeln der Finanzbuchführung

Für eine übersichtliche und klare Buchführung sind Regeln und Vorschriften unumgänglich. Hierzu gehören eine sachgerechte Organisation sowie ein gegliederter Jahresabschluss. Nicht zulässig innerhalb der Finanzbuchführung ist es, Schulden und Vermögenswerte sowie Erträge und Aufwendungen gegeneinander aufzurechnen (auch als „Saldierungsverbot“ bezeichnet). Einzelne Buchungen dürfen nicht unkenntlich gemacht oder in einer ähnlichen Form verschleiert werden. Ebenso sind Bleistifteintragungen nicht statthaft. Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen vollständig, fortlaufend und sachlich geordnet auf entsprechenden Konten und selbstverständlich korrekt gebucht werden. Hinzu kommt eine sachgemäße Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen innerhalb vorgeschriebener Fristen. In einem weiterem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Bewirtungsbelege richtig erstellen.

Das Bundesfinanzministerium gibt Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Buchungsunterlagen und elektronischer Daten sowie zum Datenzugriff (GoBD) heraus. Diese Grundsätze konkretisieren die GoB in steuerrechtlicher Hinsicht.

Den gesetzlichen Regelungen kommt eine besondere Bedeutung bei der Bewertung und Bilanzierung im Rahmen des Jahresabschlusses zu. Obwohl all die vorgenannten Regelwerke sowie das Handelsgesetzbuch bereits die wichtigsten Grundsätze aufgenommen haben, gibt es noch weitere Regeln, die keinem Gesetzeswerk zugrunde liegen. Hierzu gehört beispielsweise die sachgerechte Organisation. Diese Grundsätze werden als „ungeschriebene GoB“ bezeichnet. Auch die ungeschriebene GoB ist für den Unternehmer verbindlich. Sollte der Steuerprüfer bei einer Betriebsprüfung dem Finanzbuchhalter eine nicht sach- oder ordnungsgemäße Buchführung attestieren, kann dies dazu führen, dass die Daten für die Besteuerung vom Finanzamt geschätzt werden, was in aller Regel ungünstig für das Unternehmen ausfällt. Bei einem Nachweis von unrichtigen Angaben oder gar einer Verschleierung von Vermögen im Jahresabschluss kann dies mit Geld- oder sogar Freiheitsstrafen belegt werden. Hier kommen § 331 HGB sowie die §§ 370 ff. der Abgabenordnung zur Anwendung, in denen die jeweiligen Strafmaße festgelegt sind. Sollte im Falle einer Insolvenz Verstöße gegen die GoB festgestellt werden, zieht dies strafrechtliche Konsequenzen gemäß § 283 StGB nach sich. Hierbei wird dem Unternehmer im Falle einer Zahlungsunfähigkeit unterstellt, aufgrund unrichtiger oder fehlender Daten in der Finanzbuchhaltung Unternehmensvermögen beiseite geschafft zu haben. Seit dem 1. Januar gilt in Österreich auch eine Belegerteilungspflicht.