Eigenbeleg erstellen – Steuern sparen mit dem Eigenbeleg

Eigenbeleg erstellen

Mit Hilfe des Eigenbeleg können Sie ganz einfach Steuern sparen. Wie das funktioniert erfahren Sie hier in diesem Beitrag.

Absetzung spart Steuern

Jede Ausgabe, welche für den Betrieb eines Unternehmens investiert werden muss, reduziert den zu versteuernden Gewinn. Ein kluger Unternehmer achtet deshalb nicht nur auf Produktivität und Umsatz, sondern auch auf die Reduzierung seiner Steuerlast. Je geringer der Gewinn vor Steuern ausgewiesen wird, desto weniger Steuern müssen abgeführt werden. Je weniger Steuern abgeführt werden müssen, desto mehr Kapital bleibt im Unternehmen. Die Kapitalhaltung gibt der Firma wieder größere Mittel für Investitionen, Wachstum und Beschäftigung.

Was kann abgesetzt werden?

Absetzbar sind nach Steuerrecht folgende Ausgaben:

  • Betriebsausgaben
  • Absetzungen für Abnutzung
  • Außergewöhnliche Belastung
  • für Privatpersonen: Werbungskosten und Sonderausgaben

Betriebsausgaben sind alle Ausgaben für den laufenden Betrieb. Das sind Mieten, Energiekosten, Entsorgungsgebühren, Renovierungen, Personalkosten, Marketing, Rohstoffe, Transportkosten usw..

Absetzungskosten entstehen durch die Wertminderung von Betriebsgebäuden oder Betriebsausstattung. Dies ist ein festgelegter Betrag, welcher mit verschiedenen Schlüsseln den Wert des jeweiligen Betriebsmittels im Jahr reduziert. Je nach Art des Betriebsmittels können unterschiedliche Schlüssel zu Grunde gelegt werden. Der Ausgangspunkt über die jährliche Wertminderung ist aber in jedem Fall der belegbare Anschaffungswert des Betriebsmittels. Dieser muss nachprüfbar verbucht sein.

Außergewöhnliche Belastung entstehen, wenn ein Betriebsmittel vor seiner geplanten Abschreibungsfrist ausgetauscht werden muss. Dies kann bei Diebstahl, Brand oder sonstiger Zerstörung eintreten. Diese Ausgaben sind ein Sonderfall bei den Abschreibungen – Der Wert des Unternehmens. Darüber hinaus sind Gerichtskosten, Schadensersatzzahlungen und Ähnliches den außergewöhnlichen Belastungen zuzurechnen.

Werbungskosten und Sonderausgaben sind Belastungen, die hauptsächlich steuerpflichtige Privatpersonen oder Selbständige betreffen. Dazu gehören Aufwendungen für Arbeitskleidung, Fahrtkosten, Verdienstausfälle durch Krankheit usw..

Voraussetzung für die Absetzbarkeit

Jede Ausgabe im Unternehmen muss für eine steuerliche Absetzbarkeit nachgewiesen werden. Das übliche Dokument für eine Ausgabe ist die Quittung. Erst der Zahlungsbeleg weist nach, dass eine Investition auch tatsächlich durchgeführt wurde. Eine Rechnung reicht deshalb in den meisten Fällen nicht aus. Erst wenn tatsächlich Kapital vom Unternehmen für eine Investition abgeflossen ist, kann bei der Steuererklärung der Betrag vom Gewinn abgezogen werden. In den meisten Fällen ist das auch recht problemlos. Schließlich ist auch der Lieferant ein Geschäftsmann, der über seine Umsätze genau Buch führen muss. Es kann aber immer wieder vorkommen, dass sich das Betriebsvermögen ändert, ohne dass eine Quittung darüber eingeht. Beispiele dafür sind:

  • Kauf eines gebrauchten Gegenstands von einer Privatperson
  • Nicht quittiertes Betriebsessen bzw. Trinkgeld
  • Parkgebühren

Es ist in diesen Fällen gestattet, bis zu einem gewissen Umfang auf eine vom Empfänger gegengezeichnete Quittung zu verzichten. Da aber nach wie vor das Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ für die doppelte Buchführung gilt.

Eigenbeleg als „Notquittung“

Die Anerkennung des Eigenbelegs als behelfsmäßige Quittung ist nur durch ein Grundsatzurteil (FG Baden-Württemberg vom 8.11.2000, 12 K 47/99) rechtlich abgesichert. Diese Urteil hat jedoch nur festgestellt, dass die Finanzämter einen Eigenbeleg als Behelfsquittung anerkennen KÖNNEN. Jedoch geht von dem Urteil keinerlei Verpflichtung seitens der Finanzämter aus, einem Eigenbeleg anerkennen zu MÜSSEN. Die Anerkennung des Eigenbelegs ist deshalb immer im Ermessen der zuständigen Finanzbehörde. Dies zeigt bereits, dass mit diesem Mittel nur sparsam und im begrenzten Rahmen umgegangen werden kann.

Was gehört in einen Eigenbeleg?

Bei Wikipedia kann man sich ein anerkanntes Formular für einen Eigenbeleg ansehen und entsprechend selbst erstellen. Ein Eigenbeleg hat ein Feld für eine fortlaufende Nummer. In einem weiteren Feld wird der „Vorgang“, also der Kaufgegenstand eingetragen. Der Betrag wird auf den Cent genau dokumentiert. Ebenso wird der Empfänger ausgewiesen. Die Unterschrift kann nun vom Unternehmer selbst kommen, es ist schließlich der Eigenbeleg. Würde der tatsächliche Empfänger unterschreiben, wäre der Eigenbeleg wieder eine ganz normale Quittung.

Umgang mit dem Eigenbeleg

Der Eigenbeleg hat wie beschrieben, ein eigenes Feld für die fortlaufende Nummerierung. Es ist ratsam, Eigenbelege separat zu sammeln und in der Abschlussbilanz in einem eigenen Konto auszuweisen. Dies gibt den Finanzbehörden die Möglichkeit, den Umfang der Buchung auf Eigenbelege mit einem Blick zu erfassen. Ob und wann die Summe der auf Eigenbeleg ausgewiesenen Betriebsausgaben angefochten werden, liegt im Ermessen der Finanzprüfer. Es gilt aber beim Anwenden dieses Mittels grundsätzlich: So wenig wie irgend möglich.

Vermeiden eines Eigenbelegs

Wenn sich die Beträge für die Buchungen auf Eigenbeleg über ein vertretbares Maß aufsummieren, sollte man sich Gedanken über die Reduktion dieses Mittels machen. Bei 100 Euro wird kaum eine Finanzbehörde Widersprüche einlegen. Bei 1000 Euro kann es jedoch durchaus zu einer Ablehnung einzelner oder sogar aller Eigenbelege kommen. Hier heißt es, vorausschauend handeln. Ein Gespräch mit dem Finanzamt kann hier bereits helfen, ein Frühwarnsystem aufzubauen. Wenn das zuständige Finanzamt eine pauschale Anerkennung von Eigenbelegen bis zum Betrag x in Aussicht stellt, kann betriebsintern beim Betrag x-y eine „rote Linie“ definiert werden. Über diese, möglichst weit vor dem gestatteten Betrag definierte Höhe für die Summe aller Eigenbelege, sollte der entsprechende Posten in der Abschlussbilanz nicht wachsen.

Zunächst einmal ist es wichtig, die im Eigenbeleg ausgestellten Zahlungsnachweise genau im Blick zu halten. Vertreter, Außendienstler und Monteure sind mitunter etwas nachlässig, was das konsequente Einfordern aller Quittungen angeht. Hier hilft es, die Mitarbeiter im Vorfeld genau darüber zu schulen, wie wichtig die Quittungen für die Finanzbuchhaltung sind. Ein eigener Vordruck mit fortlaufenden Nummern ist dafür sehr hilfreich. Ist absehbar, dass die „rote Linie“ bei den Eigenbelegen erreicht wird, kann man bei den getätigten Zahlungen nochmals nachhaken. Auch Restaurants oder Hotels sind Geschäftsbetriebe. Wenn es um die Steuer geht, zeigen sich viele Unternehmen meist sehr solidarisch und hilfsbereit. Es mag zwar lästig sein, alle Gasthäuser anzuschreiben und um valide Quittungen zu bitten. Wenn dadurch aber die Buchhaltung sauberer und von den anfechtbaren Eigenbelegen gesäubert wird, ist es der Mühe wert. Manchmal hilft allerdings auch nur, durch Disziplinarmaßnahmen die notwendige Sorgfalt bei den Mitarbeitern herzustellen: Eine Ablehnung von Eigenbelegen wirkt mitunter echte Wunder. Die Fachabteilung für Steuern und Finanzen wird durch korrekte Verbuchungen schließlich auch entlastet. In einem weiteren Beitrag finden Sie einen Leitfaden, damit Sie Bewirtungsbelege richtig erstellen können.

Fazit: Eigenbeleg ist statthaft, jedoch nur in Maßen

Der Eigenbeleg sollte stets nur als letztes Mittel zum Verbuchen eines Geschäftsvorfalls eingesetzt werden. Die Anerkennung durch die Finanzbehörden ist gegeben, jedoch nur in Maßen. Mit Disziplin, Sorgfalt und Aufklärung der Mitarbeiter kann der Einsatz des Eigenbelegs als Buchungsmittel auf ein Minimum reduziert werden. Dies spart Zeit und Kosten bei der Buchhaltung und vermeidet Schwierigkeiten mit dem Finanzamt.