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Finanzen

Doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung ist ein Verfahren zur Buchführung und in Deutschland mit Abstand das gängigste. Bei diesem System werden bei jedem Geschäftsfall mindestens zwei Positionen, so genannte Konten des Buches verändert. Dies ist ein Grundsatz der doppelten Buchführung. Sie kann den Schulden- bzw. Vermögensstand und den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens aufzeigen. Allerdings stößt sie bei Wirtschaftlichkeitsrechnungen an ihre Grenzen.
Zusätzlich ist die doppelte Buchführung nach dem Handelsgesetzbuch verpflichtend für diverse Unternehmen und alle Kaufleute. Dies spielt bei der Besteuerung und Einschätzung der wirtschaftlichen Lage durch das Finanzamt eine große Rolle.

Bestandteile für eine doppelte Buchführung

Für die doppelte Buchführung werden mehrere Bücher benötigt, das Hauptbuch, das Grundbuch -auch Journal genannt – und gegebenenfalls mehrere Nebenbücher. Im Hauptbuch sind die einzelnen Konten nach einem vorgegebenen Kontenrahmen sortiert. Der Kontenrahmen kann sich aus der Branche ergeben. Es bei den Konten zwischen Bestandskonten und Gewinn-/Verlustkonten unterschieden.

Die Bestandskonten teilen sich dabei noch in aktive und passive Bestandskonten auf. Aktive Bestandskonten sind all diese, bei denen das Unternehmen etwas besitzt, wie beispielsweise Immobilien, Maschinen oder Betriebsstoffe. Passive Bestandskonten geben im Gegenzug Posten an, die das Unternehmen schuldet, wie zum Beispiel kurzfristige Verbindlichkeiten, Darlehen oder auch das eingebrachte Eigenkapital eines privaten Unternehmers. Diese beiden Kontenarten stehen sich in der Bilanz gegenüber. Die Bilanz ist ein zentraler Bestandteil, der immer zum Ende eines Rechnungsjahres erstellt wird.
Die Gewinn- und Verlustkonten stehen sich auch gegenüber. Die Gewinnkonten geben dabei den erzielten Gewinn aus Lieferungen und Leistungen oder anderen Quellen wieder, während die Verlustkonten die Aufwendungen für unterschiedliche Dinge wiedergeben. Dies umfasst auch Ausgaben für Personal oder Instandhaltung.

Mit den oben genannten Konten werden dann so genannte Buchungssätze gebildet, bei denen immer mindestens 2 Konten angesprochen und dadurch verändert werden. Diese Buchungssätze werden dann wiederum im Grundbuch chronologisch mit den folgenden Daten aufgelistet:

  • Datum
  • Geschäftsfall
  • Vermerk zum Geschäftsfall
  • Angesprochene Konten
  • Betrag

Zusätzlich wird für jeden dieser Geschäftsfälle ein Beleg benötigt. Dabei unterscheidet man zwischen internen und externen Belegen. Externe Belege sind in der Regel meistens Rechnungen von Lieferanten oder an Kunden. Interne Belege können Materialentnahmescheine oder dergleichen sein. Damit die Belege richtig zugeordnet werden können, müssen sie nummeriert sein. Außerdem gibt es unterschiedliche Aufbewahrungspflichten. Eine weitere Belegart ist der Barbeleg. Ein weiterer Artikel beschreibt, wie Sie einfach einen Eigenbeleg erstellen können, wenn Ihre Barbelege nicht mehr auffindbar sind.

Verschiedene häufige Geschäftsfälle

Bestimmte häufig auftretende Geschäftsfälle werden dabei in vier verschiedene Gruppen aufgeteilt. Man kennt dabei den Aktivtausch, den Passivtausch, die Aktiv-Passiv-Mehrung und die Aktiv-Passiv-Minderung. Bei diesen Geschäftsfällen sind immer die Bestandskonten betroffen und davon immer mindestens zwei.
Bei dem Aktivtausch handelt es sich um einen Geschäftsfall, bei dem zwei Aktivkonten angesprochen werden, wobei sich eins mehrt und das andere mindert. Die Bilanz bleibt dabei unberührt. Deswegen spricht man von einem Tausch. Deutlich wird dies durch ein Beispiel:

Wir beziehen Ware und bezahlen diese bar. Unser Kassenbestand mindert sich und unser Warenbestand wird größer. Beides sind Aktivkonten, die Bilanz bleibt jedoch gleich.

Umgekehrt sieht es bei einem Passivtausch aus. Hier werden zwei Passivkonten berührt, ohne dass sich die Bilanz verändert. Ein Beispiel kann die Umwandlung von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in ein Darlehen sein. Dabei vermindert sich das Konto Verbindlichkeiten und das Konto Darlehen vermehrt sich.
Bei einer Aktiv-Passiv-Mehrung werden mindestens ein Aktiv- und ein Passivkonto angesprochen und die Bilanz verlängert sich. Dies kann der Kauf eines Fahrzeuges auf Ziel sein. Dabei würden sich die Konten Fuhrpark als Aktivkonto und Verbindlichkeiten als Passivkonto jeweils vermehren.

Umgekehrt ist eine Aktiv-Passiv-Minderung ein Geschäftsfall, bei dem ebenfalls mindestens ein Aktivkonto und ein Passivkonto berührt werden. Hier führt es jedoch zu einer Bilanzverkürzung. Ein Beispiel macht es deutlich: Wir bezahlen eine Verbindlichkeit per Banküberweisung. Das Konto Bankguthaben als Aktivkonto vermindert sich, genauso wie das Passivkonto Verbindlichkeiten. Die Bilanz verkürzt sich dadurch.
Von einer Bilanzverkürzung spricht man übrigens immer, wenn die Bilanzsumme weniger wird. Eine so genannte Bilanzverlängerung haben wir, wenn die Bilanzsumme steigt.

Arten der Buchführung

Für die Buchführung steht mittlerweile umfangreiche Software für jede Branche zur Verfügung, die die konventionelle, also händische Buchführung fast vollständig verdrängt hat. Dies ist eine große Erleichterung für Kaufleute, insbesondere da die konventionelle Buchführung durch Ein- und Austragungen in mehreren Büchern immer fehleranfällig sein kann.