Im Geschäftsleben und dem dazu gehörenden Rechnungswesen definiert man eine Eingangsrechnung als eine Form der Rechnung, die von Dienstleistern und Lieferanten an Unternehmen geschickt werden, damit diese vom Rechnungsempfänger beglichen werden kann. Somit handelt es sich um eine Zahlungsanforderung und folgt auf eine Dienstleistung oder Warenlieferung. Eingangsrechnungen erhöhen in der Finanzbuchführung die Verbindlichkeiten. Mit der Zahlung der Eingangsrechnung nehmen die Verbindlichkeiten wieder ab. Im Gegensatz dazu gilt eine Ausgangsrechnung als Forderung. Eine Eingangsrechnung gilt als Dokument und als gesetzlicher Buchungsbeleg, aus dem hervorgeht, welche Leistung zu welchem Preis erbracht wurde.
Eine Rechnung unterliegt bestimmten Vorgaben darüber, welche Bestandteile sie enthalten muss. So muss der Name des Leistungserbringers und der Name des Rechnungsempfängers enthalten sein, außerdem die Art und Umfang (Menge) der erbrachten Ware oder Leistung sowie die Steuernummer (Umsatzsteuer-ID) und eine Rechnungsnummer. Außerdem ist das Rechnungsdatum eine Pflichtangabe für Eingangsrechnungen (das Rechnungsdatum muss nicht mit dem Datum der Warenlieferung oder Leistungserbringung identisch sein). Bei Kleinbetragsrechnungen mit Beträgen bis 150 EUR gelten besondere Regelungen. Hier muss die Mehrwertsteuer nicht gesondert ausgewiesen werden; es reicht die Angabe des Bruttorechnungsbetrages und die Angabe des heranzuziehenden Umsatzsteuersatzes oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung gemäß § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung). Auch Angaben über den Leistungsempfänger sowie das Datum der erbrachten Leistung sind bei Kleinbetragsrechungen nicht zwingend notwendig. Es muss jedoch beachtet werden, dass keine Kleinbetragsrechnung vorliegt, wenn das Unternehmen für eine erbrachte Leistung mehrere Rechungen unter jeweils 150 EUR erstellt. In diesem Fall muss der Leistungsempfänger, der die Eingangsrechnung erhält, den Rechnungsbetrag in ein Gesamtentgelt für die erbrachte Leistung (Nettorechnungsbetrag) und in den Umsatzsteuerbetrag aufsplitten.
Prüfen einer Eingangsrechnung
Vor dem Ausgleich einer Eingangsrechnung muss diese auf sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden. Die sachliche Prüfung nimmt der Buchhalter vor, indem er die Rechnung mit dem Lieferschein vergleicht oder – sofern kein Lieferschein vorliegt – direkt mit der gelieferten Ware. Eingangsrechnungen, die für Dienstleistungen ausgestellt wurden, werden auf korrekt erbrachte Leistungen hin überprüft. Fehlerbehaftete Eingangsrechnungen können nur vom Rechnungssteller korrigiert werden. Ein vom Rechnungsempfänger verändertes Dokument ist als Beleg für die Buchhaltung nicht zulässig.
Sobald die Eingangsrechnung rechnerisch und sachlich als korrekt anerkannt wurde, kann diese zur Zahlung angewiesen werden. Der Rechnungsersteller (Gläubiger) setzt dem Rechnungsempfänger meist eine Zahlungsfrist, die auf der Rechnung vermerkt ist. Hier besteht die Möglichkeit, dem Zahlungsempfänger für eine kurzfristige Zahlung Skonto zu gewähren. Der Skontoabzugsbetrag oder der Prozentsatz des Skontos müssen auf der Eingangsrechnung ersichtlich sein; der Buchhalter vermerkt in diesem Fall, ob der Skontoabzug bei der Zahlung vorgenommen wurde sowie den tatsächlich gezahlten Rechnungsbetrag.