Kategorie: Finanzen

Die Eigenkapitalquote bezeichnet eine wesentliche betriebswirtschaftliche Kennzahl eines Unternehmens und stellt das Verhältnis des Eigenkapitals zum Fremdkapital dar. Dieser Wert dient als Grundlage für Finanzierungsentscheidungen einer Firma. Das Eigenkapital setzt sich u. a. aus den Einlagen der Unternehmensgründer und aus Investitionen von Teilhabern oder Gesellschaftern zusammen. Dagegen setzt sich das Fremdkapital aus Verbindlichkeiten, Rücklagen und Rückstellungen zusammen. Diese beiden Angaben werden in ein Verhältnis zueinander gesetzt, woraus sich die Eigenkapitalquote ergibt. Die Eigenkapitalquote kann man heute ganz einfach über den Kassenbon aur der Kasse ausdrucken lassen.

Eine hohe Eigenkapitalquote gewährleistet einem Unternehmen Stärke, Unabhängigkeit und eine entsprechend hohe Bonität, die für die Vergabe von Darlehen notwendig ist. Daraus ergibt sich, dass eine Firma mit großer Eigenkapitalquote höher bewertet wird, als dies bei einer geringen Eigenkapitalquote der Fall wäre.

Berechnung der Eigenkapitalquote

Eine Quote gibt an, wie hoch das Verhältnis an etwas ist – so auch bei der Eigenkapitalquote. Diese wird mit einem Prozentwert angegeben und kann mit einer einfachen Formel errechnet werden:

Eigenkapitalquot = Eigenkapital / Gesamtkapital x 100

Ein Beispiel soll dies verdeutlichen: Ein Frisörsalon verzeichnet in der Jahresbilanz eine Bilanzsumme von 14.500 EUR. Hierauf entfallen 5.300 EUR Eigenkapital des Inhabers und der Gesellschafter. Der Restbetrag in Höhe von 9.200 EUR setzt sich aus Fremdkapital zusammen. Setzt man diese Zahlen in die o. g. Formel ein, ergibt sich folgende Rechnung:

(5.300 EUR / 14.500 EUR) * 100 = 36,6 %

Die Eigenkapitalquote dieses Frisörladens beträgt also 36,6 Prozent. Zum Vergleich: Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes haben mittelständische Unternehmen in Deutschland im Jahr 2011 im Schnitt eine Eigenkapitalquote von 18,3 Prozent aufgewiesen. Dies entsprach gegenüber dem Vorjahr ein Anstieg um 3,3 Prozent und belegte ein stabiles Geschäftsklima, da aus dieser Quotensteigerung ersichtlich ist, dass sich die Unternehmen weniger verschuldet haben. Die Höhe der Quote ist jedoch, wie wir noch sehen werden, stark von der Branche und weiteren Faktoren abhängig.

Wege, um die Eigenkapitalquote zu steigern

Wenn der Inhaber eines Unternehmens seine Eigenkapitalquote erhöhen möchte, um z. B. eine höhere Bonität bei der Hausbank nachzuweisen (vor einer geplanten Kreditaufnahme), sollte er sich bemühen, seine Forderungen gegenüber Gesellschaftern zu senken – dies ist eine mögliche eigenkapitalsteigernde Maßnahme. Umgekehrt sollten Verbindlichkeiten gegenüber Gläubigern nach Möglichkeit schnell beglichen werden, da hierdurch der Fremdkapitalanteil reduziert wird. Diese Maßnahmen bewirken ein günstigeres Verhältnis zwischen Gesamt- und Eigenkapital.

Auch hierzu wieder ein Beispiel: Ein Malereibetrieb weist ein Gesamtkapital von 47.000 EUR auf, hierauf entfällt ein Eigenkapital von 11.000 EUR. Nach Rationalisierungsmaßnahmen beträgt das Gesamtkapital nur noch 39.000 EUR, aber der Eigenkapitalanteil liegt weiterhin bei 11.000 EUR. Daraus ergibt sich vor den Einsparungsschritten eine Eigenkapitalquote von 23,4 Prozent, nach der Rationalisierung beträgt sie jedoch schon 28,2 Prozent.

Bewertung der Eigenkapitalquote

Nahe verwandt zur Eigenkapitalquote ist der Wert des Verschuldungsgrades. Hierbei wird ein Verhältnis zum Eigenkapital zum Fremdkapital errechnet. Dieser sollte nicht höher als 2 : 1 liegen, also das Fremdkapital sollte nicht höher sein als das Doppelte des Eigenkapitals. Umgekehrt sollte aus Praxiserfahrungen heraus die Fremdkapitalquote nicht höher als 2/3 der Bilanzsumme sein, woraus sich wiederum eine Eigenkapitalquote von 33 Prozent ergibt.

Jedoch ist zu berücksichtigen, dass die Höhe der Eigenkapitalquote sehr von der Branche abhängt. So ist diese Quote bei Banken naturgemäß sehr niedrig – meist weniger als 10 Prozent. Dagegen ist die Eigenkapitalquote im verarbeitenden Gewerbe mit hohen Anlagewerten recht hoch angesiedelt. Grundsätzlich weisen Großunternehmen meist eine höhere Eigenkapitalquote auf als Kleinbetriebe.

Auch von der Rechtsform eines Unternehmens kann die Eigenkapitalquote abhängen. So verfügen beispielsweise Personengesellschaften über recht kleine Eigenkapitalquoten, da mindestens ein Anteilseigner mit seinem gesamten Privatvermögen haftet. Dieses wiederum ist jedoch nicht aus der Bilanz ersichtlich. Im Gegensatz dazu weisen Kapitalgesellschaften höhere Eigenkapitalquoten auf, da sie, wie oben bereits angeführt, zu anlagenintensiven Branchen (verarbeitendes Gewerbe entsprechendem Maschinenpark) gehören.

Eine hohe Eigenkapitalquote steht immer für eine hohe Tragfähigkeit für entstehende betriebliche Verluste und spricht für eine Krisenfestigkeit des Unternehmens, zumal das Ausfallrisiko für Gläubiger abnimmt. So können Unternehmen mit hoher Eigenkapitalquote Verluste längerfristig aus dem Eigenkapital heraus auffangen und sind somit vor drohenden Insolvenzen besser gesichert als unterkapitalisierte Firmen.

Im Geschäftsleben und dem dazu gehörenden Rechnungswesen definiert man eine Eingangsrechnung als eine Form der Rechnung, die von Dienstleistern und Lieferanten an Unternehmen geschickt werden, damit diese vom Rechnungsempfänger beglichen werden kann. Somit handelt es sich um eine Zahlungsanforderung und folgt auf eine Dienstleistung oder Warenlieferung. Eingangsrechnungen erhöhen in der Finanzbuchführung die Verbindlichkeiten. Mit der Zahlung der Eingangsrechnung nehmen die Verbindlichkeiten wieder ab. Im Gegensatz dazu gilt eine Ausgangsrechnung als Forderung. Eine Eingangsrechnung gilt als Dokument und als gesetzlicher Buchungsbeleg, aus dem hervorgeht, welche Leistung zu welchem Preis erbracht wurde.

Eine Rechnung unterliegt bestimmten Vorgaben darüber, welche Bestandteile sie enthalten muss. So muss der Name des Leistungserbringers und der Name des Rechnungsempfängers enthalten sein, außerdem die Art und Umfang (Menge) der erbrachten Ware oder Leistung sowie die Steuernummer (Umsatzsteuer-ID) und eine Rechnungsnummer. Außerdem ist das Rechnungsdatum eine Pflichtangabe für Eingangsrechnungen (das Rechnungsdatum muss nicht mit dem Datum der Warenlieferung oder Leistungserbringung identisch sein). Bei Kleinbetragsrechnungen mit Beträgen bis 150 EUR gelten besondere Regelungen. Hier muss die Mehrwertsteuer nicht gesondert ausgewiesen werden; es reicht die Angabe des Bruttorechnungsbetrages und die Angabe des heranzuziehenden Umsatzsteuersatzes oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung gemäß § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung). Auch Angaben über den Leistungsempfänger sowie das Datum der erbrachten Leistung sind bei Kleinbetragsrechungen nicht zwingend notwendig. Es muss jedoch beachtet werden, dass keine Kleinbetragsrechnung vorliegt, wenn das Unternehmen für eine erbrachte Leistung mehrere Rechungen unter jeweils 150 EUR erstellt. In diesem Fall muss der Leistungsempfänger, der die Eingangsrechnung erhält, den Rechnungsbetrag in ein Gesamtentgelt für die erbrachte Leistung (Nettorechnungsbetrag) und in den Umsatzsteuerbetrag aufsplitten.

Prüfen einer Eingangsrechnung

Vor dem Ausgleich einer Eingangsrechnung muss diese auf sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden. Die sachliche Prüfung nimmt der Buchhalter vor, indem er die Rechnung mit dem Lieferschein vergleicht oder – sofern kein Lieferschein vorliegt – direkt mit der gelieferten Ware. Eingangsrechnungen, die für Dienstleistungen ausgestellt wurden, werden auf korrekt erbrachte Leistungen hin überprüft. Fehlerbehaftete Eingangsrechnungen können nur vom Rechnungssteller korrigiert werden. Ein vom Rechnungsempfänger verändertes Dokument ist als Beleg für die Buchhaltung nicht zulässig.

Sobald die Eingangsrechnung rechnerisch und sachlich als korrekt anerkannt wurde, kann diese zur Zahlung angewiesen werden. Der Rechnungsersteller (Gläubiger) setzt dem Rechnungsempfänger meist eine Zahlungsfrist, die auf der Rechnung vermerkt ist. Hier besteht die Möglichkeit, dem Zahlungsempfänger für eine kurzfristige Zahlung Skonto zu gewähren. Der Skontoabzugsbetrag oder der Prozentsatz des Skontos müssen auf der Eingangsrechnung ersichtlich sein; der Buchhalter vermerkt in diesem Fall, ob der Skontoabzug bei der Zahlung vorgenommen wurde sowie den tatsächlich gezahlten Rechnungsbetrag.

Die doppelte Buchführung ist ein Verfahren zur Buchführung und in Deutschland mit Abstand das gängigste. Bei diesem System werden bei jedem Geschäftsfall mindestens zwei Positionen, so genannte Konten des Buches verändert. Dies ist ein Grundsatz der doppelten Buchführung. Sie kann den Schulden- bzw. Vermögensstand und den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens aufzeigen. Allerdings stößt sie bei Wirtschaftlichkeitsrechnungen an ihre Grenzen.
Zusätzlich ist die doppelte Buchführung nach dem Handelsgesetzbuch verpflichtend für diverse Unternehmen und alle Kaufleute. Dies spielt bei der Besteuerung und Einschätzung der wirtschaftlichen Lage durch das Finanzamt eine große Rolle.

Bestandteile für eine doppelte Buchführung

Für die doppelte Buchführung werden mehrere Bücher benötigt, das Hauptbuch, das Grundbuch -auch Journal genannt – und gegebenenfalls mehrere Nebenbücher. Im Hauptbuch sind die einzelnen Konten nach einem vorgegebenen Kontenrahmen sortiert. Der Kontenrahmen kann sich aus der Branche ergeben. Es bei den Konten zwischen Bestandskonten und Gewinn-/Verlustkonten unterschieden.

Die Bestandskonten teilen sich dabei noch in aktive und passive Bestandskonten auf. Aktive Bestandskonten sind all diese, bei denen das Unternehmen etwas besitzt, wie beispielsweise Immobilien, Maschinen oder Betriebsstoffe. Passive Bestandskonten geben im Gegenzug Posten an, die das Unternehmen schuldet, wie zum Beispiel kurzfristige Verbindlichkeiten, Darlehen oder auch das eingebrachte Eigenkapital eines privaten Unternehmers. Diese beiden Kontenarten stehen sich in der Bilanz gegenüber. Die Bilanz ist ein zentraler Bestandteil, der immer zum Ende eines Rechnungsjahres erstellt wird.
Die Gewinn- und Verlustkonten stehen sich auch gegenüber. Die Gewinnkonten geben dabei den erzielten Gewinn aus Lieferungen und Leistungen oder anderen Quellen wieder, während die Verlustkonten die Aufwendungen für unterschiedliche Dinge wiedergeben. Dies umfasst auch Ausgaben für Personal oder Instandhaltung.

Mit den oben genannten Konten werden dann so genannte Buchungssätze gebildet, bei denen immer mindestens 2 Konten angesprochen und dadurch verändert werden. Diese Buchungssätze werden dann wiederum im Grundbuch chronologisch mit den folgenden Daten aufgelistet:

• Datum
• Geschäftsfall
• Vermerk zum Geschäftsfall
• Angesprochene Konten
• Betrag

Zusätzlich wird für jeden dieser Geschäftsfälle ein Beleg benötigt. Dabei unterscheidet man zwischen internen und externen Belegen. Externe Belege sind in der Regel meistens Rechnungen von Lieferanten oder an Kunden. Interne Belege können Materialentnahmescheine oder dergleichen sein. Damit die Belege richtig zugeordnet werden können, müssen sie nummeriert sein. Außerdem gibt es unterschiedliche Aufbewahrungspflichten. Eine weitere Belegart ist der Barbeleg. Ein weiterer Artikel beschreibt, wie Sie einfach einen Eigenbeleg erstellen können, wenn Ihre Barbelege nicht mehr auffindbar sind.

Verschiedene häufige Geschäftsfälle

Bestimmte häufig auftretende Geschäftsfälle werden dabei in vier verschiedene Gruppen aufgeteilt. Man kennt dabei den Aktivtausch, den Passivtausch, die Aktiv-Passiv-Mehrung und die Aktiv-Passiv-Minderung. Bei diesen Geschäftsfällen sind immer die Bestandskonten betroffen und davon immer mindestens zwei.
Bei dem Aktivtausch handelt es sich um einen Geschäftsfall, bei dem zwei Aktivkonten angesprochen werden, wobei sich eins mehrt und das andere mindert. Die Bilanz bleibt dabei unberührt. Deswegen spricht man von einem Tausch. Deutlich wird dies durch ein Beispiel:

Wir beziehen Ware und bezahlen diese bar. Unser Kassenbestand mindert sich und unser Warenbestand wird größer. Beides sind Aktivkonten, die Bilanz bleibt jedoch gleich.

Umgekehrt sieht es bei einem Passivtausch aus. Hier werden zwei Passivkonten berührt, ohne dass sich die Bilanz verändert. Ein Beispiel kann die Umwandlung von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in ein Darlehen sein. Dabei vermindert sich das Konto Verbindlichkeiten und das Konto Darlehen vermehrt sich.
Bei einer Aktiv-Passiv-Mehrung werden mindestens ein Aktiv- und ein Passivkonto angesprochen und die Bilanz verlängert sich. Dies kann der Kauf eines Fahrzeuges auf Ziel sein. Dabei würden sich die Konten Fuhrpark als Aktivkonto und Verbindlichkeiten als Passivkonto jeweils vermehren.

Umgekehrt ist eine Aktiv-Passiv-Minderung ein Geschäftsfall, bei dem ebenfalls mindestens ein Aktivkonto und ein Passivkonto berührt werden. Hier führt es jedoch zu einer Bilanzverkürzung. Ein Beispiel macht es deutlich: Wir bezahlen eine Verbindlichkeit per Banküberweisung. Das Konto Bankguthaben als Aktivkonto vermindert sich, genauso wie das Passivkonto Verbindlichkeiten. Die Bilanz verkürzt sich dadurch.
Von einer Bilanzverkürzung spricht man übrigens immer, wenn die Bilanzsumme weniger wird. Eine so genannte Bilanzverlängerung haben wir, wenn die Bilanzsumme steigt.

Arten der Buchführung

Für die Buchführung steht mittlerweile umfangreiche Software für jede Branche zur Verfügung, die die konventionelle, also händische Buchführung fast vollständig verdrängt hat. Dies ist eine große Erleichterung für Kaufleute, insbesondere da die konventionelle Buchführung durch Ein- und Austragungen in mehreren Büchern immer fehleranfällig sein kann.

Ein Barbeleg – häufig auch als Quittung bezeichnet – dokumentiert eine geleistete Barzahlung. Die Quittung bei einer Barzahlung kann mit dem Kontoauszug bei einer Überweisung verglichen werden. Der Empfänger egal ob von Waren, Zahlungen oder Leistung ist dazu verpflichtet auf Nachfrage ein Quittung zu erstellen (BGB, §368).

Zu diesem Zweck gibt es im einschlägigen Fachhandel Vordrucke in Form von Quittungsblöcken. Diese Quittungsformulare enthalten alle notwendigen Felder, in welche die Daten der Zahlung eingetragen werden. Auf dem Barbeleg wird der Zahlungszweck vermerkt und wer die Zahlung geleistet hat. Neben der Zahlungssumme wird die entsprechende Währung eingetragen. Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen wird auf dem Barbeleg auch der Nettobetrag sowie der anzuwendende Mehrwertsteuersatz vermerkt. Weiterhin gehört auf einen gültigen Barbeleg auch der Ort und das Datum, an welchem die Zahlung geleistet wurde. Das Ganze wird dann vom Zahlungsempfänger unterschrieben und ggf. mit einem Firmenstempel versehen.

Wenn die Quittung die gesetzlichen Bestandteile einer Rechnung enthält, kann der Barbeleg auch als Rechnung verwendet werden. Umgekehrt kann eine Rechnung auch eine Quittung sein, sofern auf ihr der Vermerk „Betrag erhalten“ sowie das Zahlungsdatum und die Unterschrift des Zahlungsempfängers enthalten sind. Ein einfacher Kassenbon, wie er z. B. bei Barzahlungen an einer Supermarktkasse gedruckt wird, erfüllt meist nicht das Schriftformgebot eines Barbeleges. (Weitere Kassenbon Informationen)

Steuerrechtliche Folgen bei fehlerhaften Barbelegen

Handschriftlich ausgestellte Quittungen bergen die Gefahr von fehlerhaften Angaben insbesondere bei der Ausweisung der Mehrwertsteuer in sich. Wer im Tagesgeschäft auf den bewährten Quittungsblock setzt, sollte die Eintragungen sorgsam vornehmen, da fehlerhafte Angaben die Vorsteuerabzugsfähigkeit gefährden kann. Bei einer Bruttosumme von 150 EUR (ab diesem Betrag handelt es sich nicht mehr um eine Kleinbetragsrechnung!) bedeuten 19 % Mehrwertsteuer bereits einen Betrag von rund 24 EUR, der im Falle von falschen oder fehlenden Angaben nicht mehr steuerlich geltend gemacht werden kann.

Jedoch auch bei steuerfreien Umsätzen ist Vorsicht geboten. Kleinunternehmen, Freiberufler und Privatleute mit steuerfreien Umsätzen (Kleinunternehmerregelung gem. § 19 Abs. 1 UStG) dürfen auf einem Barbeleg auf keinen Fall einen Steuersatz angeben, da jede unberechtigte Steuerausweisung automatisch steuerpflichtig macht. Dies hat den einfachen Grund, dass für den Belegempfänger (also den zahlenden Kunden) der MwSt.-Betrag vorsteuerabzugsfähig ist. Um sich vor dieser Gefahr zu schützen, sollten umsatzsteuerbefreite Unternehmer auf Quittungsformularen bereits vorgedruckte Zusätze wie „enthält 19 % MwSt.“ o. ä. streichen. Auf diesem Wege kann man sich im Fall einer Steuerbefreiung nach dem Ausstellen von handschriftlichen Quittungen vor unliebsamen Überraschungen schützen.

Tipps für einen korrekten Barbeleg

Um sich vor o.g. Fehlern beim Ausstellen von Bar-Quittungen zu schützen, sollten Sie folgende Punkte beherzigen:

• Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter, die mit der Ausstellung von Barbelegen betraut sind, auf die exakte Einhaltung der vorgeschriebenen Form von Quittungen.
• Verzichten Sie, wenn möglich, auf handschriftliche Barbelege. Wo dies nicht möglich ist, sollten Sie auf jeden Fall nur aktuelle Quittungsformulare verwenden und diese ggf. im Falle einer Mehrwertsteuererhöhung (oder auch -senkung) austauschen, sofern der MwSt.-Satz bereits eingedruckt ist.
• Es empfiehlt sich, Quittungen zumindest stichprobenartig zu kontrollieren, um Folgefehler zu vermeiden.

Die Lösung bei fehlenden Quittungen: der Eigenbeleg

Jeder Buchhalter hat die Grundsatzregel „Keine Buchung ohne Beleg“ verinnerlicht. Jede Betriebsausgabe muss mit einem Beleg nachgewiesen werden, um steuerlich geltend gemacht werden zu können. Sollte jedoch mal ein Barbeleg abhanden gekommen oder gar nicht erst ausgestellt worden sein, so kann sich der Unternehmer (bzw. sein Buchhalter oder die Finanzbuchhaltung) mit einem so genannten Eigenbeleg behelfen. Dies ist ein selbst ausgestellter Beleg für eine betriebsbedingte Ausgabe. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass auf einem Eigenbeleg ausschließlich die reine Betriebsausgabe geltend gemacht wird ohne jegliche Umsatzsteuerangaben. In der Praxis bedeutet dies, dass im Falle eines Eigenbeleges ein Umsatzsteuerverlust unumgänglich ist.

Damit gewährleistet ist, dass das Finanzamt einen Eigenbeleg als Betriebsausgabe akzeptiert, muss dieser folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Lieferanten, Händlers oder Dienstleisters
• Datum der erbrachten Leistung bzw. des Kaufs
• Bezeichnung sowie Menge der Ware bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistung
• Rechnungsbetrag (ohne Mehrwertsteuersatz)

Mit diesen Angaben enthält der Eigenbeleg alle erforderlichen Daten, wie er einem korrekt ausgestellten Barbeleg entspricht. Ein Eigenbeleg sollte jedoch auch als solcher gekennzeichnet sein und mit Datum und Unterschrift vervollständigt werden.

Mit Hilfe des Eigenbeleg können Sie ganz einfach Steuern sparen. Wie das funktioniert erfahren Sie hier in diesem Beitrag.

Absetzung spart Steuern

Jede Ausgabe, welche für den Betrieb eines Unternehmens investiert werden muss, reduziert den zu versteuernden Gewinn. Ein kluger Unternehmer achtet deshalb nicht nur auf Produktivität und Umsatz, sondern auch auf die Reduzierung seiner Steuerlast. Je geringer der Gewinn vor Steuern ausgewiesen wird, desto weniger Steuern müssen abgeführt werden. Je weniger Steuern abgeführt werden müssen, desto mehr Kapital bleibt im Unternehmen. Die Kapitalhaltung gibt der Firma wieder größere Mittel für Investitionen, Wachstum und Beschäftigung.

Was kann abgesetzt werden?

Absetzbar sind nach Steuerrecht folgende Ausgaben:

• Betriebsausgaben
• Absetzungen für Abnutzung
• Außergewöhnliche Belastung
• für Privatpersonen: Werbungskosten und Sonderausgaben

Betriebsausgaben sind alle Ausgaben für den laufenden Betrieb. Das sind Mieten, Energiekosten, Entsorgungsgebühren, Renovierungen, Personalkosten, Marketing, Rohstoffe, Transportkosten usw..

Absetzungskosten entstehen durch die Wertminderung von Betriebsgebäuden oder Betriebsausstattung. Dies ist ein festgelegter Betrag, welcher mit verschiedenen Schlüsseln den Wert des jeweiligen Betriebsmittels im Jahr reduziert. Je nach Art des Betriebsmittels können unterschiedliche Schlüssel zu Grunde gelegt werden. Der Ausgangspunkt über die jährliche Wertminderung ist aber in jedem Fall der belegbare Anschaffungswert des Betriebsmittels. Dieser muss nachprüfbar verbucht sein.

Außergewöhnliche Belastung entstehen, wenn ein Betriebsmittel vor seiner geplanten Abschreibungsfrist ausgetauscht werden muss. Dies kann bei Diebstahl, Brand oder sonstiger Zerstörung eintreten. Diese Ausgaben sind ein Sonderfall bei den Abschreibungen – Der Wert des Unternehmens. Darüber hinaus sind Gerichtskosten, Schadensersatzzahlungen und Ähnliches den außergewöhnlichen Belastungen zuzurechnen.

Werbungskosten und Sonderausgaben sind Belastungen, die hauptsächlich steuerpflichtige Privatpersonen oder Selbständige betreffen. Dazu gehören Aufwendungen für Arbeitskleidung, Fahrtkosten, Verdienstausfälle durch Krankheit usw..

Voraussetzung für die Absetzbarkeit

Jede Ausgabe im Unternehmen muss für eine steuerliche Absetzbarkeit nachgewiesen werden. Das übliche Dokument für eine Ausgabe ist die Quittung. Erst der Zahlungsbeleg weist nach, dass eine Investition auch tatsächlich durchgeführt wurde. Eine Rechnung reicht deshalb in den meisten Fällen nicht aus. Erst wenn tatsächlich Kapital vom Unternehmen für eine Investition abgeflossen ist, kann bei der Steuererklärung der Betrag vom Gewinn abgezogen werden. In den meisten Fällen ist das auch recht problemlos. Schließlich ist auch der Lieferant ein Geschäftsmann, der über seine Umsätze genau Buch führen muss. Es kann aber immer wieder vorkommen, dass sich das Betriebsvermögen ändert, ohne dass eine Quittung darüber eingeht. Beispiele dafür sind:

• Kauf eines gebrauchten Gegenstands von einer Privatperson
• Nicht quittiertes Betriebsessen bzw. Trinkgeld
• Parkgebühren

Es ist in diesen Fällen gestattet, bis zu einem gewissen Umfang auf eine vom Empfänger gegengezeichnete Quittung zu verzichten. Da aber nach wie vor das Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ für die doppelte Buchführung gilt.

Eigenbeleg als „Notquittung“

Die Anerkennung des Eigenbelegs als behelfsmäßige Quittung ist nur durch ein Grundsatzurteil (FG Baden-Württemberg vom 8.11.2000, 12 K 47/99) rechtlich abgesichert. Diese Urteil hat jedoch nur festgestellt, dass die Finanzämter einen Eigenbeleg als Behelfsquittung anerkennen KÖNNEN. Jedoch geht von dem Urteil keinerlei Verpflichtung seitens der Finanzämter aus, einem Eigenbeleg anerkennen zu MÜSSEN. Die Anerkennung des Eigenbelegs ist deshalb immer im Ermessen der zuständigen Finanzbehörde. Dies zeigt bereits, dass mit diesem Mittel nur sparsam und im begrenzten Rahmen umgegangen werden kann.

Was gehört in einen Eigenbeleg?

Bei Wikipedia kann man sich ein anerkanntes Formular für einen Eigenbeleg ansehen und entsprechend selbst erstellen. Ein Eigenbeleg hat ein Feld für eine fortlaufende Nummer. In einem weiteren Feld wird der „Vorgang“, also der Kaufgegenstand eingetragen. Der Betrag wird auf den Cent genau dokumentiert. Ebenso wird der Empfänger ausgewiesen. Die Unterschrift kann nun vom Unternehmer selbst kommen, es ist schließlich der Eigenbeleg. Würde der tatsächliche Empfänger unterschreiben, wäre der Eigenbeleg wieder eine ganz normale Quittung.

Umgang mit dem Eigenbeleg

Der Eigenbeleg hat wie beschrieben, ein eigenes Feld für die fortlaufende Nummerierung. Es ist ratsam, Eigenbelege separat zu sammeln und in der Abschlussbilanz in einem eigenen Konto auszuweisen. Dies gibt den Finanzbehörden die Möglichkeit, den Umfang der Buchung auf Eigenbelege mit einem Blick zu erfassen. Ob und wann die Summe der auf Eigenbeleg ausgewiesenen Betriebsausgaben angefochten werden, liegt im Ermessen der Finanzprüfer. Es gilt aber beim Anwenden dieses Mittels grundsätzlich: So wenig wie irgend möglich.

Vermeiden eines Eigenbelegs

Wenn sich die Beträge für die Buchungen auf Eigenbeleg über ein vertretbares Maß aufsummieren, sollte man sich Gedanken über die Reduktion dieses Mittels machen. Bei 100 Euro wird kaum eine Finanzbehörde Widersprüche einlegen. Bei 1000 Euro kann es jedoch durchaus zu einer Ablehnung einzelner oder sogar aller Eigenbelege kommen. Hier heißt es, vorausschauend handeln. Ein Gespräch mit dem Finanzamt kann hier bereits helfen, ein Frühwarnsystem aufzubauen. Wenn das zuständige Finanzamt eine pauschale Anerkennung von Eigenbelegen bis zum Betrag x in Aussicht stellt, kann betriebsintern beim Betrag x-y eine „rote Linie“ definiert werden. Über diese, möglichst weit vor dem gestatteten Betrag definierte Höhe für die Summe aller Eigenbelege, sollte der entsprechende Posten in der Abschlussbilanz nicht wachsen.

Zunächst einmal ist es wichtig, die im Eigenbeleg ausgestellten Zahlungsnachweise genau im Blick zu halten. Vertreter, Außendienstler und Monteure sind mitunter etwas nachlässig, was das konsequente Einfordern aller Quittungen angeht. Hier hilft es, die Mitarbeiter im Vorfeld genau darüber zu schulen, wie wichtig die Quittungen für die Finanzbuchhaltung sind. Ein eigener Vordruck mit fortlaufenden Nummern ist dafür sehr hilfreich. Ist absehbar, dass die „rote Linie“ bei den Eigenbelegen erreicht wird, kann man bei den getätigten Zahlungen nochmals nachhaken. Auch Restaurants oder Hotels sind Geschäftsbetriebe. Wenn es um die Steuer geht, zeigen sich viele Unternehmen meist sehr solidarisch und hilfsbereit. Es mag zwar lästig sein, alle Gasthäuser anzuschreiben und um valide Quittungen zu bitten. Wenn dadurch aber die Buchhaltung sauberer und von den anfechtbaren Eigenbelegen gesäubert wird, ist es der Mühe wert. Manchmal hilft allerdings auch nur, durch Disziplinarmaßnahmen die notwendige Sorgfalt bei den Mitarbeitern herzustellen: Eine Ablehnung von Eigenbelegen wirkt mitunter echte Wunder. Die Fachabteilung für Steuern und Finanzen wird durch korrekte Verbuchungen schließlich auch entlastet. In einem weiteren Beitrag finden Sie einen Leitfaden, damit Sie Bewirtungsbelege richtig erstellen können.

Fazit: Eigenbeleg ist statthaft, jedoch nur in Maßen

Der Eigenbeleg sollte stets nur als letztes Mittel zum Verbuchen eines Geschäftsvorfalls eingesetzt werden. Die Anerkennung durch die Finanzbehörden ist gegeben, jedoch nur in Maßen. Mit Disziplin, Sorgfalt und Aufklärung der Mitarbeiter kann der Einsatz des Eigenbelegs als Buchungsmittel auf ein Minimum reduziert werden. Dies spart Zeit und Kosten bei der Buchhaltung und vermeidet Schwierigkeiten mit dem Finanzamt.